Chère communauté de York,

Permettez-moi tout d’abord de vous remercier pour votre engagement continu en réponse à la pandémie de COVID-19. Elle a perturbé nos vies, tant au travail qu’à la maison. Je suis à la fois fière et reconnaissante de faire partie d’une communauté qui continue à faire passer ses étudiantes et étudiants en premier. Depuis mars, je sais que vous vous êtes adaptés à de nouvelles dispositions professionnelles et familiales, avec parfois des horaires longs et irréguliers. Que vous travailliez à distance ou ayez l’obligation de travailler sur nos campus, vous avez sans doute eu quelques difficultés, notamment à naviguer entre le travail à distance et votre vie privée, vos diverses obligations et vos autres enjeux personnels et professionnels. Selon un sondage Angus Reid (disponible sur http://angusreid.org/covid19-mental-health/), plus de la moitié des Canadiens et Canadiennes disent que leur santé mentale a été affectée par la COVID‑19. C’est là un rappel de l’importance que nous devons accorder à notre bien-être individuel et collectif.

Dans la perspective de la réouverture de notre province et de notre retour progressif sur le campus, nous devrons certainement nous adapter de plus en plus à l’évolution des circonstances. Nous devons prendre soin de nous-mêmes et de nos proches. C’est pourquoi l’équipe dirigeante de York met en place certaines mesures pour faciliter cette adaptation. 

Voici les mesures que nous mettons en œuvre avec effet immédiat. Je sais que bon nombre d’entre nous auront de la difficulté à les appliquer, mais je m’engage à travailler avec vous pour que nous accordions la priorité à l'harmonie de nos vies professionnelles et familiales. 

Réserver les réunions par tranches de 50 minutes ou moins 
Les réunions virtuelles consécutives nous empêchent de nous lever de nos chaises et de nous étirer, de bouger et de faire des pauses. La réduction de la durée des réunions nous permettra d’intégrer des pauses à nos activités virtuelles.

Les réunions se terminent à 18 h 
Comme la frontière physique entre le travail et la maison est de plus en plus floue, il y a un risque de prolonger les journées de travail en soirée et le week-end. Tout en reconnaissant que certains employés peuvent avoir besoin d’une certaine flexibilité concernant leur journée de travail, la fixation d’horaires pour la tenue des réunions peut contribuer à créer des limites qui favorisent le bien-être mental. Je vous demande donc de prendre toutes les mesures raisonnables pour programmer les réunions pendant les heures de travail principales de 8 h 30 à 16 h 30 et de les conclure au plus tard à 18 h si nécessaire pour accommoder des horaires de travail flexibles. Veuillez procéder à des ajustements en conséquence pour les employés qui commencent leur journée avant 8 h 30.

Aucune attente concernant les courriels le soir ou le week-end, sauf en cas d’urgence 
Lorsqu’on reçoit des courriels à ces moments-là, on peut se sentir obligé de répondre pour montrer qu’on est présent et qu’on s’occupe des affaires de l’Université. Je vous demande donc d’éviter d’envoyer des courriels après 19 h, sauf s’il s’agit d’une question urgente. N’oubliez pas de donner l’exemple : si vous travaillez tard, utilisez les fonctions d’envoi automatique d’Outlook pour programmer une heure d’envoi de vos courriels, ou enregistrez vos courriels en tant que brouillons et envoyez-les pendant les heures de travail. Si vous envoyez des courriels en dehors de ces heures, il doit être entendu que vous ne vous attendez pas à ce qu’ils soient lus avant le prochain jour ouvrable.

L’heure de déjeuner sans réunion est de 12 h 30 à 13 h 30 pour le reste de l’été 
J’en profite pour rappeler à mes collègues que nous avons demandé plus tôt une heure de déjeuner libre de toute réunion. En supposant que la semaine de travail commence à 8 h 30, je vous demande de prendre toutes les mesures raisonnables pour laisser cette heure libre de réunions.

Chaque semaine, réservez du temps pour accomplir vos tâches  
Pour maintenir une semaine de travail équilibrée, il est important de prévoir dans votre calendrier du temps consacré à la paperasse, à vos tâches et à l’avancement des projets. Bien sûr, des réunions urgentes peuvent venir bousculer votre emploi du temps, mais il faut prendre toutes les mesures raisonnables pour réserver du temps chaque semaine pour accomplir ses tâches.

Prochaines étapes  
Pour créer un environnement où tous les employés sont habilités à prendre ces mesures, il sera important que ceux qui occupent des postes de direction donnent l’exemple. À cette fin, je demande à tous les administrateurs et cadres supérieurs de mettre en pratique les mesures décrites ci-dessus tout en faisant preuve de souplesse et de compréhension.

Au cours des prochaines semaines, les Ressources humaines continueront à envoyer des messages hebdomadaires sur le bien-être et à recueillir vos commentaires et questions. Je vous encourage à faire part de la manière du succès ou non de ces mesures et de tout autre moyen pour aider notre corps enseignant et notre personnel à gérer leurs multiples responsabilités. Vous pouvez le faire en contactant le service Santé, sécurité et bien-être des employés à l’adresse hsewb@yorku.ca. En outre, je vous encourage à explorer les ressources disponibles sur nos pages web pour soutenir le travail à distance et votre santé, sécurité et bien-être. Vous les trouverez sur le site https://yubettertogether.info.yorku.ca/important-links-resources/. 

J’espère qu’en mettant en œuvre ces nouvelles mesures, vous pourrez harmoniser votre travail et votre vie et donner la priorité à votre bien-être et à celui de vos proches. Nous continuerons à chercher des moyens de vous soutenir en vue du semestre d’automne

Sincères salutations,

Rhonda L. Lenton
Présidente et vice-chancelière