| Topic: | University Grounds and Physical Facilities |
|---|---|
| Approval Authority: | President |
Description : Définit les paramètres de la proposition, de la conception, de l’approbation, de l’acquisition, de l’installation, de l’entretien et du retrait des bannières extérieures sur les campus Keele et Glendon.
1. Politique
L’Université installe des bannières à des emplacements extérieurs précis sur les campus Keele et Glendon pour appuyer et signaler des événements, des célébrations et des occasions spéciales de grande envergure, selon les modalités définies et approuvées par l’Université, si besoin est. Les bannières restent généralement en place durant au moins deux mois et ne sont pas destinées à des messages promotionnels à court terme. L’entité qui demande l’installation des bannières est chargée de leurs coûts de conception et, une fois qu’elles sont approuvées par l’Université, des coûts d’acquisition, d’installation, d’entretien et de retrait.
2. Définition
Une bannière est une forme temporaire d’affichage extérieur utilisée pour diffuser des informations graphiques et annoncer publiquement un événement, une célébration ou une occasion spéciale.
3. Spécifications
3.1 Les bannières sont fabriquées dans un matériau souple, durable et résistant aux intempéries; elles sont normalement conçues pour être suspendues verticalement et fixées à un support rigide au niveau des bords supérieurs et inférieurs. Elles sont normalement faites avec des matériaux recyclés et/ou recyclables.
3.2 Les bannières sont conçues pour accommoder deux barres horizontales rigides pouvant être fixées à une structure permanente comme le mur d’un édifice ou un lampadaire.
3.3 Les bannières sont placées à des endroits approuvés par l’Université de temps à autre.
4. Procédure d’approbation d’une bannière
4.1 L’Université n’installe des bannières extérieures qu’après examen et approbation préalables conformément à la procédure suivante :
4.2 Une proposition doit être soumise au planificateur du campus, Services des installations, au moins 90 jours avant la date d’installation prévue des bannières.
4.3 Cette proposition doit comprendre les détails suivants :
i. une description de l’événement, de la fête ou de l’occasion spéciale qui sera soulignée par la bannière;
ii. l’apparence de la/des bannière(s) (y compris le libellé/message);
iii. le nombre de bannières demandées;
iv. les caractéristiques des matériaux à utiliser;
v. une demande d’emplacement(s) précis et de durée d’affichage de la bannière.
4.4 Une demande de service aux Services des installations doit accompagner la proposition afin d’obtenir une estimation du coût du montage, de l’entretien et du retrait des bannières pour la durée d’affichage proposée.
4.5 Avant de soumettre la demande pour approbation formelle, le spécialiste de la planification du campus doit obtenir et fournir une estimation des coûts au requérant ou à la requérante et consulter le demandeur au sujet de toute modification et/ou condition stipulée ou proposée afin de créer un schéma final en vue de l’approbation formelle.
4.6 Le spécialiste de la planification du campus doit soumettre la proposition pour examen et approbation comme suit :
a. au directeur général du marketing et des communications, qui donne son accord final sur la conception et la quantité de bannières autorisées, conformément aux politiques et procédures de gestion de la marque de l’Université;
b. au Bureau des cérémonies, événements spéciaux et relations communautaires en ce qui concerne le protocole des événements spéciaux;
c. au Comité du plan directeur et des installations qui, sur recommandation du spécialiste de la planification du campus, examine les questions de capacité structurelle, de sécurité et d’aménagement paysager du campus et détermine si la proposition doit être approuvée.
4.7 Une fois la proposition approuvée, le demandeur doit :
i. organiser l’achat des bannières conformément à la politique d’approvisionnement de l’Université;
ii. organiser la livraison des bannières aux Services des installations en vue de l’installation.
4.8 Les Services des installations assureront l’entretien des bannières en veillant à ce qu’elles soient correctement fixées, réparées ou retirées rapidement si elles sont endommagées, et remplacées comme prévu dans la proposition.
4.9 À moins d’indication contraire, les Services des installations enlèveront les bannières à la fin de la période d’affichage et les rendront au demandeur.