Procédure de travail hybride

Procédure de travail hybride

Topic: Employees, Employment and Workplace
Approval Authority: President and Vice-Chancellor
Approval Date: 22 juin 2022
Effective Date: 1er septembre 2022

la version englaise


1. Objectif

L’engagement de l’Université York à soutenir un environnement d’apprentissage et de travail dynamique sur le campus guide les décisions relatives à l’aménagement de travail hybride (ATH). Cette procédure définit le processus d’application de la Politique sur le travail hybride(« Politique »), y compris la délimitation des responsabilités, l’établissement du type de travail hybride et les exigences/obligations liées au télétravail.

Les définitions pertinentes se trouvent dans la Politique sur le travail hybride.

2. Responsabilités liées à l’ATH

2.1 Gestionnaires

Avant de mettre en place un ATH, les People Managers doivent comprendre les plans de ressources intégrés des facultés/divisions/départements/unités et les exigences/besoins opérationnels qui en découlent.

Les gestionnaires :

a. Examineront comment leur équipe travaille et fournit des services dans l’optique de l’excellence du service dans le cadre d’une université sur le campus et en personne, ainsi que l’importance des relations de travail collégiales entre les membres de l’équipe et les préférences individuelles.

b. Respecteront une optique d’équité et d’inclusion pour évaluer les ATH de manière juste, cohérente et équitable.

c. Feront des recommandations concernant les ATH du personnel aux cadres supérieurs dont ils relèvent.

d. Réviseront les ATH annuellement ou plus fréquemment au besoin, pour évaluer leur efficacité et les modifier si nécessaire.

e. Veilleront au respect de la politique de travail hybride et des politiques et procédures connexes.

f. Passeront en revue les Listes de contrôle de santé et de sécurité pour les espaces de télétravail afin de répondre à toute préoccupation et de s’assurer que les lieux de télétravail sont adéquats.

2.2 Personnel

L’ATH n’est en vigueur que tant que le personnel occupe son poste actuel.

Le personnel :

a.Examinera et adhérera aux conditions de la politique de travail hybride et des politiques et procédure connexe.

b.Signalera tout changement de lieu de télétravail à leur gestionnaire.

c. Établira un espace de télétravail approprié, offrant un minimum de distractions/interruptions.

d. Examinera les Exigences de santé et de sécurité pour les espaces de télétravail pour établir un espace de télétravail approprié.

e. Prendra des dispositions appropriées pour la garde des enfants et les soins des personnes âgées afin de lui permettre d’être disponible de la même manière que lorsqu’il travaille sur le campus.

f. Continuera à soumettre toutes les absences à l’avance pour approbation dans l’outil de compte-rendu du temps (TRT).

2.3 Départements

Les départements gèrent les biens de l’Université, y compris la technologie/l’équipement, les outils et les fournitures.

Les départements :

a. Fourniront la technologie et l’équipement nécessaires au personnel ayant un ATH pour effectuer son travail (voir la section 9 sur les biens universitaires).

b. Seront responsables des coûts d’équipement nécessaires. Tout achat doit être raisonnable et respecter la Politique et procédure de l’Université en matière d’acquisition de biens et services.

c. Tiendront un inventaire de la technologie et de l’équipement fournis au personnel des lieux de télétravail.

d. Veilleront à ce que les biens de l’Université soient restitués lorsque l’ATH prend fin ou que le personnel quitte l’Université.

e. Veilleront à ce qu’une planification appropriée de l’espace soit envisagée et que des espaces de travail soient disponibles pour le personnel travaillant sur les campus universitaires.

3. ATH

Il existe différentes façons de travailler à l’Université. Pour certains membres du personnel, l’exécution du travail exige qu’ils soient physiquement présents sur les campus universitaires (« employé sur le campus »), qu’ils interagissent avec des personnes et qu’ils aient accès aux installations, équipements et outils du campus. Pour d’autres membres du personnel, l’exécution de leur travail peut faire l’objet d’une plus grande flexibilité quant au lieu d’exécution. Pour ce personnel, conformément au principe de l’université sur le campus et en personne, un certain travail en personne est requis, tout en reconnaissant que l’exécution d’une partie de leur travail peut également être effectuée à distance.

Le personnel est considéré comme ayant un ATH approuvé s’il travaille à distance au moins un jour de sa semaine de travail. Les journées à distance et sur le campus ne varient généralement pas.

Conformément à la politique sur le travail hybride, les demandes d’ATH qui visent à travailler uniquement à distance ne sont généralement pas possibles, mais peuvent être approuvées dans des circonstances exceptionnelles par la vice-présidence de la division.

Les gestionnaires peuvent utiliser leur discrétion et faire preuve de souplesse pour ajuster les ATH au besoin, y compris en approuvant des jours de télétravail ad hoc lorsque leur subordonné, y compris le « personnel sur le campus », demande à travailler à distance de manière occasionnelle, pour une raison accessoire spécifique ou dans le cadre d’une assignation.

Les gestionnaires peuvent également demander au personnel de travailler sur les campus universitaires, en dehors de leur ATH (par exemple, pour des réunions importantes, des événements spéciaux ou pendant les périodes de pointe). Le personnel est averti dès que possible que sa présence sur les campus universitaires est requise.

Les membres du personnel titulaires d’un ATH doivent normalement donner à l’Université un préavis écrit d’au moins trente (30) jours civils avant de demander de cesser de travailler à distance, sous réserve de l’approbation d’un gestionnaire. Dans des circonstances exceptionnelles, les gestionnaires peuvent approuver une demande de retour au travail sur le campus avec un préavis écrit de moins de trente (30) jours civils.

4. Rapport annuel

Les ressources humaines élaboreront un rapport normalisé pour que les cadres supérieurs déposent un résumé des ATH, y compris toute décision exceptionnelle, pour leur domaine de responsabilité auprès du bureau des vice-présidences de leur division pour examen par le bureau de la présidence le 1er novembre de chaque année.

5. Lieux de travail hybride

Le lieu de travail hybride, tel que défini dans la politique de travail hybride, est catégorisé comme suit :

  • L’espace de travail principal est le lieu où le personnel travaille trois jours ou plus par semaine.
  • L’espace de travail secondaire est le lieu où le personnel travaille deux jours ou moins par semaine.

En tant que bons gestionnaires des espaces, les membres du personnel dont l’espace de travail principal ne se trouve pas sur les campus universitaires peuvent ne pas bénéficier d’un espace de travail désigné sur les campus universitaires. Le personnel peut être amené à partager un espace de travail, à travailler sur un autre poste de travail, dans une salle de réunion, dans un bureau ou dans un bureau sur réservation (« hotelling »). Les départements doivent planifier l’espace et, en particulier, l’utilisation des espaces de travail sur le campus en fonction des besoins du personnel pour l’exécution de ses tâches.

Le personnel qui travaille à distance en tout temps, avec l’approbation exceptionnelle de la vice-présidence de division, est considéré comme ayant un espace de travail principal à distance sans espace de travail désigné sur les campus.

6. Travailler en dehors de la province ou du pays

Les membres du personnel sont tenus de résider dans un endroit de la province de l’Ontario qui leur permet de fréquenter les campus universitaires au besoin, à la discrétion de leur gestionnaire. En raison des implications légales liées à l’emploi pour le personnel vivant et travaillant en dehors de la province de l’Ontario, le télétravail continu en dehors de la province/du pays n’est généralement pas possible.

Bien qu’il ne soit généralement pas possible d’obtenir une autorisation de travail à l’extérieur de la province ou du pays, l’Université peut permettre, dans des circonstances rares et atténuantes, à des membres du personnel d’exercer les fonctions de leur poste à l’extérieur de la province de l’Ontario pendant un maximum de quatre-vingt-dix (90) jours civils au cours d’une période d’un an, sur approbation de la vice-présidence de division.

Les gestionnaires, en consultation avec les Ressources humaines, peuvent approuver des demandes ponctuelles de travail à l’extérieur de la province de l’Ontario pour une durée limitée et définie qui, dans aucun cas, ne dépasse vingt (20) jours ouvrables, à condition que les exigences opérationnelles soient maintenues et que l’on ne s’attende pas à ce que le personnel soit physiquement présent sur les campus universitaires pendant cette période.

L’Université n’a aucune obligation d’approuver le travail à l’extérieur de la province ou du pays, quelles que soient les circonstances. L’approbation sera documentée et évaluée par les Ressources humaines.

7. Performance

Le personnel est censé répondre aux attentes en matière de performance lorsqu’il participe à un ATH. L’entente ne doit pas entraîner de modification de la charge de travail.

8. Télétravail

Le personnel pourra être contacté par l’Université lorsqu’il travaille à distance de la même manière que lorsqu’il travaille sur les campus, en dehors des pauses repas non payées ou des pauses payées, selon le cas et conformément à la Politique de l’Université sur la déconnexion du travail.

9. Demande d’absences

Le personnel suivra les procédures établies pour toutes les absences du travail, telles que décrites dans les procédures normales pour les CPM et les conventions collectives YUSA-1 et YUSA-2, selon le cas. Cela comprend :

  • Les demandes de vacances
  • Les demandes de congé de maladie (s’ils ne sont pas en mesure de remplir les fonctions de leur poste, lorsqu’ils travaillent à distance, en raison d’une maladie ou d’une blessure, les membres du personnel suivront le protocole normal pour signaler l’absence).
  • Les autres congés auxquels le personnel a droit, c’est-à-dire les jours de congé personnel.

Toute demande d’absence doit être soumise à l’avance à l’aide de l’outil de déclaration des temps de travail (TRT). Lors d’une demande l’approbation d’heures supplémentaires, il faut suivre le processus de la convention collective ou la politique d’heures payées, d’heures supplémentaires ou d’échange d’heures supplémentaires pour CPM.

10. Propriété de l’Université

L’Université fournira au personnel la technologie/l’équipement raisonnables et nécessaires pour effectuer le travail dans leur espace de travail principal (travail de trois jours ou plus dans un lieu). La technologie/l’équipement peuvent être répartis entre l’espace de travail principal et l’espace de travail secondaire.

  • Lorsque le personnel qui travaille à distance ou dont l’espace de travail principal ne se trouve pas sur les campus universitaires se rend sur les campus universitaires pour travailler, il doit apporter l’équipement nécessaire (par exemple, un ordinateur portable) ou confirmer que la technologie/l’équipement est disponible sur les campus universitaires pour effectuer son travail.
  • Le personnel informera l’Université si des problèmes ou des difficultés surviennent dans le fonctionnement de l’équipement et devra se présenter à un endroit désigné de l’Université avec l’équipement pour en permettre le remplacement, le service ou la réparation.
  • Un inventaire de la technologie et de l’équipement fournis au lieu de télétravail du personnel doit être tenu à jour.

Toute technologie/équipement fourni par l’Université de York reste la propriété de l’Université. Le personnel doit prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger les ressources de l’Université contre le vol, les dommages ou l’utilisation abusive.

11. Restitution des biens de l’Université

Lorsqu’un ATH prend fin pour quelque raison que ce soit, le personnel doit rendre tous les biens de l’Université, y compris l’équipement/la technologie qui lui ont été fourni. La technologie/l’équipement doivent être rendus dans le même état qu’à l’origine, à l’exception de l’usure normale.

La propriété intellectuelle de l’Université doit également lui être restituée ainsi que toutes les copies ou reproductions.

12. Fournitures de bureau

Des fournitures de bureau sont disponibles sur les campus universitaires pour le personnel dans l’exercice de ses fonctions. L’Université peut rembourser au personnel le coût d’autres biens pré-approuvés liés au travail, conformément à ses protocoles.

13. Assurance

Il est de la responsabilité du personnel de consulter une compagnie d’assurances pour toutes les implications de la couverture qui peuvent découler du télétravail.

L’Université ne sera pas tenue responsable des dommages causés aux biens du personnel ou des blessures subies par les membres de la famille, les visiteurs ou toute autre personne se trouvant dans son lieu de télétravail.

14. Coûts

Le personnel est responsable des coûts liés à son lieu de télétravail (par exemple, un accès Internet de qualité suffisante, le téléphone résidentiel, les services publics, l’entretien de la maison, l’assurance propriété ou responsabilité civile, ou d’autres frais accessoires).

Les membres du personnel ne seront pas remboursés pour les frais qui n’auront pas été approuvés au préalable par leur gestionnaire, conformément aux politiques, procédures et directives de l’Université. Le personnel est responsable des frais de déplacement et de stationnement entre son lieu de télétravail et les campus universitaires.

L’Université n’assume aucune responsabilité en ce qui concerne la décision du personnel de déduire les frais de bureau à domicile dans sa déclaration d’impôt. Toute communication ou documentation fournie au personnel par l’Université en ce qui concerne les déductions potentielles ne doit pas être considérée comme un conseil fiscal.

15. Santé et sécurité - Espaces de télétravail

Le personnel remplira la Liste de contrôle de santé et sécurité pour les espaces de télétravail de l’Université.

Les procédures de rapport continuent de s’appliquer pour tout incident sur le lieu de travail dans lequel le personnel est impliqué et qui se produit sur le lieu de télétravail pendant les heures de travail prévues, alors que le personnel effectue des tâches professionnelles.

En cas d’accident pendant le télétravail, le personnel doit contacter son gestionnaire immédiatement (ou dès que les circonstances le permettent) pour le signaler et recevoir des informations sur la manière d’obtenir un traitement médical.

L’Université York ne sera pas tenue responsable des blessures subies par d’autres personnes dans le lieu de télétravail.

16. Configuration du lieu de télétravail

Le personnel est responsable de l’équipement et de la mise en place d’un espace de télétravail approprié dans un lieu de télétravail pour assurer sa sécurité.

Lorsque vous travaillez à distance, l’espace de travail doit être maintenu en bon état et exempt de tout danger afin de garantir un environnement de travail sain et sécuritaire. La liste de contrôle de santé et sécurité pour les espaces de télétravail doit être remplie et soumise. Les gestionnaires réviseront les listes de contrôle et aideront le personnel à effectuer les ajustements nécessaires à leur lieu de télétravail.

Les membres du personnel qui demandent un aménagement médical pour une installation de bureau ergonomique doivent le faire conformément à la Accommodation in Employment for Persons with Disabilities Policy (Politique sur les mesures d’adaptation pour les personnes ayant un handicap) et à la procédure et doivent contacter le Bureau du bien-être des employés.

17. Aménagement du lieu de travail

Le personnel disposant d’un ATH et voulant obtenir des mesures d’adaptation pour des besoins et des limitations d’ordre médical peut le conserver à condition que ce soit sécuritaire et viable sur le plan opérationnel.

Pour le personnel qui doit être physiquement présent sur les campus de l’Université, on envisagera l’intégration des ATH dans les programmes de retour progressif au travail, dans la mesure du possible, à condition que ce soit sécuritaire et viable sur le plan opérationnel.

18. Violence et harcèlement sur le lieu de travail

Le personnel travaillant depuis un lieu de télétravail est tenu de signaler les incidents de harcèlement ou de violence qui se produisent sur le lieu de travail ainsi que les comportements qui peuvent indiquer un risque de violence au travail.

Le personnel doit suivre les mêmes exigences de signalement que celles décrites dans le document Programme de prévention du harcèlement sur le lieu de travail et le Programme de prévention de la violence. Le personnel est encouragé à lire les politiques connexes.

19. Sécurité de l’information, vie privée et confidentialité

Le personnel doit se conformer à toutes les politiques, procédures, directives et pratiques exemplaires de l’Université en matière de technologie et de sécurité de l’information, y compris, mais sans s’y limiter :

  • Installer le système d’exploitation et faire les mises à jour des logiciels
  • Utiliser un logiciel antivirus actuel et à jour, y compris l’utilisation de l’authentification à facteurs multiples (AFM)
  • Protéger par un mot de passe l’équipement électronique
  • Protéger les mots de passe
  • Faire attention avec l’utilisation du courriel/d’Internet et des pourriels/du hameçonnage
  • Faire attention avec l’envoi de données à diffusion restreinte
  • Ne pas télécharger ou installer de fichiers non sollicités
  • Éviter le partage de fichiers entre pairs
  • Activer le pare-feu de l’ordinateur

Le personnel est également tenu de suivre ces directives :

  • Prendre des précautions supplémentaires pour protéger la confidentialité de toute information privilégiée et/ou confidentielle de l’Université lors de son transport vers et depuis son lieu de télétravail
  • S’assurer que les informations exclusives à l’Université sont conservées dans un endroit sécuritaire sur le lieu de travail et que les autres membres de leur foyer n’ont pas accès à des informations confidentielles ou personnelles
  • Informer leur gestionnaire dès qu’ils ont connaissance de la perte ou de l’endommagement d’un bien de l’Université en leur possession.
  • Le personnel devra accéder aux systèmes de l’Université par le biais d’un service Internet à haut débit et du réseau privé virtuel (VPN). Le personnel est responsable du coût mensuel de l’Internet à haut débit.

20. Déclaration

Le personnel est tenu de lire la politique et la procédure de travail hybride. Une fois cela fait, le personnel doit accéder à l’accusé de réception dans YULearn en confirmant :

  • Avoir lu et compris la Politique et la Procédure.
  • Sauf modification, les conditions d’emploi restent celles indiquées dans la lettre de nomination la plus récente, à l’exception des conditions modifiées par la politique ou la pratique par la suite.
  • Toutes les conditions d’emploi pertinentes, énoncées dans une lettre d’offre, dans une convention collective ou dans une politique, sont prises en compte.

 

Legislative History: Date d’approbation: 22 juin 2022
Date of Next Review: 1er septembre 2023
Related Policies, Procedures and Guidelines: