Règlement concernant les organisations étudiantes

Sujet :	Faculty, Staff, Students: Conduct and Responsibilities
Autorité d’approbation:	Président/présidente et conseil des gouverneurs
Date d’approbation:	2 mars 2022
Date d’entrée en vigueur:	1er janvier 2023

la version anglaise

Description: Règlement concernant les organisations étudiantes, leurs activités et leurs finances

1. Préambule

1.1 Les objectifs de l’Université York, en vertu de la loi intitulée York University Act, 1965, sont de favoriser le développement des connaissances et la diffusion du savoir, d’assurer l’épanouissement intellectuel, spirituel, moral, physique et social de ses membres et de travailler à l’amélioration de la société. L’Université York estime que les organisations étudiantes jouent un rôle important dans la réalisation de ces objectifs. Les organisations étudiantes promeuvent le développement des connaissances, l’épanouissement et la responsabilité civique de ceux qui mènent leurs activités et y participent, et servent ainsi les intérêts de leurs collègues étudiants. De plus, les organisations étudiantes contribuent à la qualité et à la diversité de la vie sur le campus en matière d’éducation, de loisirs et de vie sociale ou culturelle.

1.2 Les relations entre l’Université York et les organisations étudiantes sont régies par le principe selon lequel leurs activités et leur financement des activités étudiantes doivent être menés de manière ouverte, accessible, démocratique, non discriminatoire et responsable sur le plan juridique et financier. Ces conditions sont nécessaires pour que les buts et objectifs de l’Université York soient atteints, et pour que tous les étudiants jouissent de la liberté de s’associer et de s’exprimer par l’intermédiaire d’organisations étudiantes. Dans la mesure où les organisations étudiantes souscrivent à ce principe, l’Université York appuie leur droit de communiquer, d’explorer et de débattre des idées, d’organiser et d’utiliser ses installations à des fins licites, de distribuer des documents sur le campus et d’organiser des manifestations pacifiques. L’Université York ne refuse aucun privilège à une organisation étudiante simplement en raison de ses croyances ou de ses procédures, à moins qu’elles ne soient contraires au principe qui précède ou ne mènent à des activités qui lui sont contraires.

1.3 Les privilèges accordés par l’Université York aux organisations étudiantes en vertu du présent règlement sont fondés sur le respect et la prise en charge de certaines procédures et responsabilités qui donnent effet au principe directeur susmentionné. Ces privilèges peuvent être refusés ou retirés si les procédures ou responsabilités prévues par le présent règlement sont négligées ou ne sont pas respectées.

1.4 Les pouvoirs et responsabilités juridiques conférés par la loi intitulée York University Act, 1965 au président/à la présidente et au conseil des gouverneurs en ce qui concerne les organisations étudiantes et leurs activités et finances empêchent la dévolution complète des pouvoirs aux organisations étudiantes. Toutefois, les pouvoirs et responsabilités respectifs du président/de la présidente et du conseil des gouverneurs doivent être exercés dans la mesure où cela est juridiquement et concrètement possible, d’une manière compatible avec le principe directeur décrit à l’article 1.2 ci-dessus. Le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes, agissant au nom du conseil des gouverneurs et du président/de la présidente, soutient et promeut ce principe directeur.

2. Objet et compétence

2.1 Le présent règlement est pris par le président/la présidente en vertu de l’alinéa 13(2)c) de la loi intitulée York University Act, 1965, et par le conseil des gouverneurs sur recommandation du président/de la présidente en vertu de l’article 10 et de l’alinéa 13(2)g) de la loi intitulée York University Act, 1965, afin de régir les organisations étudiantes et leurs activités et finances.

2.2 Le présent règlement énonce les privilèges et obligations des organisations étudiantes afin de veiller à ce que leurs activités et leur financement soient menés de manière ouverte, accessible, démocratique, non discriminatoire et responsable sur le plan juridique et financier, de manière à ce que les buts et objectifs de l’Université York puissent être atteints.

3. Définitions et principes

3.1 Définitions. Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement :

« association étudiante » Une organisation représentant tous les étudiants de premier cycle ou de cycle supérieur, ou tous les étudiants d’une faculté ou d’un collège (respectivement, une « association étudiante centrale » une « association étudiante de faculté » ou une « association étudiante de collège »). Une association étudiante s’intéresse normalement à un large éventail d’activités, y compris la représentation des intérêts de ces étudiants dans les discussions avec les autorités universitaires et administratives de l’Université, d’une faculté ou d’un collège. Les associations étudiantes reconnues peuvent être admissibles à des privilèges.

« bureau de révision » Le bureau de révision au sens de l’article 13.1 du présent règlement.

« club d’étudiants » Une organisation volontaire et à adhésion qui se consacre à un intérêt ou à une activité en particulier pour un groupe représenté déterminé. Les clubs d’étudiants reconnus peuvent être admissibles à des privilèges.

« convention d’adhésion à titre de membre associé » Une convention, entre une association étudiante centrale reconnue et une organisation étudiante reconnue, qui confère aux membres de l’organisation étudiante le statut de membre associé de l’association étudiante centrale reconnue.

« cotisation » (ou « cotisations ») Un droit qui a été approuvé conformément à l’article 10 du présent règlement et que l’Université ajoute au compte financier de chaque étudiant membre d’une organisation étudiante et remet ensuite à l’organisation étudiante visée à sa discrétion.

« documents constitutifs » S’entend a) dans le cas d’une organisation étudiante qui est une association non constituée en personne morale, de la constitution d’une organisation étudiante comme il est décrit à l’annexe C; et b) dans le cas d’une organisation étudiante qui est constituée en personne morale, fusionnée ou maintenue en vertu de la Loi sur les personnes morales, L.R.O. 1990, chap. C.38 (la « LPM »), de la Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif, L.O. 2010, chap. 15 (la « LOSBL ») ou d’une législation analogue, des lettres patentes, des lettres patentes supplémentaires, des statuts de constitution/fusion/maintien, des règlements administratifs et des résolutions exceptionnelles ou spéciales de l’organisation étudiante, selon le cas.

« groupe représenté » ou « membres » La totalité des membres admissibles d’une organisation étudiante comme il est indiqué dans ses documents constitutifs.

« législation » L’ensemble de la législation, des règles, de la réglementation, des ordonnances et des décrets applicables de toutes les autorités gouvernementales.

« législation de l’Université » L’ensemble des textes législatifs promulgués en vertu de la loi intitulée York University Act, 1965, directement ou par délégation de pouvoir, et les autres lignes directrices, politiques, procédures et règles y compris, notamment:

Le Code des droits et responsabilités des étudiants

The Human Rights Policy and Procedures

The Policy on Alcohol and Cannabis Use and Procedures

The Policy on Posters

The Senate Policy on Computing and Information Technology Facilities

The Statement of Policy on Free Speech

The Temporary Use of University Space Policy and Procedures

« organisation étudiante » Une association étudiante ou un club d’étudiants, mais à l’exclusion du York University Student Centre Incorporated. Une organisation étudiante reconnue doit être soit une association non constituée en personne morale, soit une entité constituée en personne morale, fusionnée ou maintenue en vertu de la LPM, de la LOSBL ou d’une législation analogue.

« privilèges » Les privilèges prévus à l’article 8 du présent règlement.

« reconnaissance » La reconnaissance officielle par l’Université d’une organisation étudiante en tant qu’organisation admissible à des privilèges en contrepartie de l’adhésion au présent règlement. « reconnaître » Reconnaître officiellement l’admissibilité aux privilèges en contrepartie de l’adhésion au présent règlement. « reconnu » Le fait d’avoir cette reconnaissance de l’Université.

« représentant » Pour l’application du présent règlement, un représentant de l’Université responsable de l’application du présent règlement, y compris, notamment :

(a) dans le cas d’une association étudiante centrale, le recteur/la rectrice ou son remplaçant désigné;

(b) dans le cas d’une association étudiante de faculté ou d’une association étudiante de collège, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes ou son remplaçant désigné; et

(c) dans le cas d’un club d’étudiants, le directeur/la directrice de l’engagement étudiant (Director of Student Engagement) ou son remplaçant désigné.

3.2 Principes. Les principes suivants auxquels les organisations étudiantes doivent souscrire sont expliqués à l’annexe D :

« Ouvert », « accessible », « démocratique »;

« Non discriminatoire »;

« Responsable sur le plan financier » (ou « financièrement responsable»); et

« Responsable sur le plan juridique » (ou « juridiquement responsable»)

4. Reconnaissance des associations étudiantes centrales

4.1 Reconnaissance des associations étudiantes centrales. L’Université peut reconnaître une association étudiante centrale.

4.2 Maintien des associations étudiantes centrales. La reconnaissance d’une association étudiante centrale à la dernière date d’entrée en vigueur du présent règlement est maintenue jusqu’à ce qu’elle soit retirée en vertu des articles 11 et 12. Les associations étudiantes centrales maintenues à la promulgation du présent règlement sont :

(a) Premier cycle : la Fédération des étudiants de York (FEY) en tant qu’association étudiante centrale de tous les étudiants de premier cycle; et

(b) Diplômés : York University Graduate Students' Association (YUGSA) en tant qu’association étudiante centrale de tous les étudiants diplômés.

4.3 Une association étudiante centrale reconnue comprend et représente tous les étudiants inscrits à un programme d’études de premier cycle ou de cycle supérieur de l’Université York, et est responsable envers tous ces étudiants.

4.4 Chaque étudiant est, dès son inscription à un programme de premier cycle ou de cycle supérieur de l’Université, membre d’une association étudiante centrale reconnue et lui verse une cotisation, soit à titre de membre à part entière, soit à titre de membre associé lorsque l’étudiant est un membre d’une organisation étudiante reconnue avec une convention d’adhésion à titre de membre associé conformément à l’article 4.5.

4.5 Une association étudiante centrale reconnue doit définir et offrir la qualité de membre associé aux termes d’une convention d’adhésion à titre de membre associé pour les catégories d’organisations étudiantes reconnues dont les membres sont bénéficiaires de certaines de ses activités, mais qui ne peuvent pas participer à ses affaires en raison du lieu de leurs études ou d’autres conditions particulières. En outre :

(a) Le Centre de la communauté étudiante et du développement du leadership (Centre for Student Community & Leadership Development (« SCLD»)) servira de ressource aux fins de faciliter les conventions d’adhésion à titre de membre associé; et

(b) La répartition et/ou la (re)distribution des cotisations des étudiants doivent être approuvées par le SCLD.

4.6 Une seule association étudiante centrale peut être reconnue pour les étudiants inscrits dans des programmes de premier cycle et une seule association étudiante centrale peut être reconnue pour les étudiants inscrits dans des programmes de cycle supérieur.

4.7 En l’absence d’une association étudiante centrale reconnue pour les étudiants de premier cycle ou d’une association étudiante centrale reconnue pour les étudiants de cycle supérieur, les étudiants du groupe représenté visé peuvent demander la création et la reconnaissance d’une association étudiante centrale comme suit :

Étape 1 Signifier au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes un avis d’intention de créer et de faire reconnaître une association étudiante centrale.

Étape 2 Rencontrer le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes pour recevoir des directives et des lignes directrices concernant l’exécution des étapes 3 à 4 ci-après, y compris, notamment, quant à la ou aux questions référendaires pertinentes.

Étape 3 Obtenir, au moyen d’une pétition, le consentement d’au moins 10 % des étudiants inscrits à titre d’étudiants de premier cycle ou à titre d’étudiants de cycle supérieur, selon le cas, et en soumettre les résultats au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes. Dès réception des résultats de la pétition, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine si la pétition a été dûment exécutée conformément aux directives et aux lignes directrices et si elle est, par conséquent, valide. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que la pétition est invalide, il/elle peut demander que la pétition soit refaite ou mettre fin au processus. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que la pétition est valide, il/elle invite les étudiants à passer à l’étape 4.

Étape 4 Tenir, conformément aux lignes directrices et procédures pour la tenue de référendums étudiants à l’Université York (Guidelines and Procedures for the Conduct of Student Referenda at York University) et au moyen du système de vote électronique de l’Université ou d’un système sûr comparable approuvé au préalable par écrit par le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes, un référendum auprès des étudiants qui constitueraient les membres de l’association étudiante centrale reconnue, et en soumettre les résultats au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes. Si des pétitions visant la reconnaissance de plus d’une association étudiante centrale sont soumises et jugées valides, le référendum tenu dans le cadre de l’étape 4 doit l’indiquer dans les choix présentés aux étudiants. En cas de multiples pétitions, un référendum préliminaire doit être tenu pour déterminer s’il y a lieu de reconnaître une association étudiante centrale et, dans l’affirmative, un deuxième référendum doit être tenu sur le choix de l’association étudiante centrale qui sera reconnue. À la réception des résultats du référendum, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine si le référendum a été dûment tenu conformément aux procédures pour la tenue de référendums étudiants (Procedures for the Conduct of Student Referenda) et s’il est, par conséquent, valide. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que le référendum n’est pas valide, il/elle peut demander la tenue d’un nouveau référendum ou mettre fin au processus. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que le référendum est valide, il/elle certifie le résultat du référendum.

Étape 5 Dans le cas d’une association étudiante centrale qui est une association non constituée en personne morale, soumettre au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes un projet de constitution qui est conforme à l’annexe C du présent règlement et qui a été approuvé par une majorité des membres de l’association étudiante centrale. Dès réception du projet de constitution, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine si le projet de constitution est conforme au présent règlement. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que le projet de constitution n’est pas conforme, il/elle peut demander que le projet de constitution soit modifié et soumis à nouveau, autant de fois qu’il est nécessaire pour le rendre conforme. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que le projet de constitution est conforme, il/elle recommande la reconnaissance de l’association étudiante centrale au président/à la présidente.

Dans le cas d’une association étudiante centrale qui est constituée en personne morale, fusionnée ou maintenue en vertu de la LPM, de la LOSBL ou d’une législation analogue, soumettre au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes tous les documents constitutifs. Dès réception des documents constitutifs, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine s’ils sont conformes au présent règlement. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que tout aspect des documents constitutifs qui n’est pas prescrit par la législation (notamment l’objet ou les processus de gouvernance de l’association étudiante centrale) est incompatible avec les principes d’ouverture, d’accessibilité, de démocratie, de non-discrimination et de responsabilité sur le plan juridique et financier énoncés dans le présent règlement, il/elle peut demander que les documents constitutifs soient modifiés et soumis à nouveau autant de fois qu’il est nécessaire pour que les documents constitutifs respectent ces principes. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que les documents constitutifs sont conformes au présent règlement, il/elle recommande la reconnaissance de l’association étudiante centrale au président/à la présidente.

Étape 6 Dès qu’il/qu’elle reçoit la recommandation du vice-recteur/de la vice-rectrice aux affaires étudiantes, le président/la présidente accorde normalement la reconnaissance à l’association étudiante centrale.

4.8 S’il existe une association étudiante centrale reconnue pour des étudiants de premier cycle ou des étudiants de cycle supérieur, les étudiants du cycle visé peuvent présenter une pétition demandant le remplacement de sa reconnaissance par la reconnaissance d’une autre association étudiante centrale, selon la même procédure que celle prévue à l’article 4.7, avec les adaptations nécessaires.

5. Reconnaissance des associations étudiantes de faculté

5.1 Reconnaissance d’une association étudiante de faculté. L’Université peut reconnaître une association étudiante de faculté.

5.2 Maintien des associations étudiantes de faculté. La reconnaissance d’une association étudiante de faculté reconnue à la dernière date d’entrée en vigueur du présent règlement est maintenue jusqu’à ce qu’elle soit retirée en vertu des articles 11 et 12.

5.3 Une association étudiante de faculté reconnue comprend et représente tous les étudiants inscrits à des programmes d’études au sein de cette faculté à l’Université York, et est responsable envers tous ces étudiants.

5.4 Chaque étudiant est, dès son inscription dans une faculté à l’Université, membre de l’association étudiante de faculté reconnue de cette faculté et lui verse une cotisation,

5.5 Une seule association étudiante de faculté peut être reconnue par faculté.

5.6 À la date d’approbation du présent règlement, les associations étudiantes de faculté reconnues sont celles qui sont énumérées à l’annexe A.

5.7 Les étudiants d’une faculté qui n’a pas d’association étudiante de faculté reconnue peuvent demander la création et la reconnaissance d’une association étudiante de faculté comme suit :

Étape 1 Signifier au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes un avis d’intention de créer et de faire reconnaître une association étudiante de faculté.

Étape 3 Obtenir, au moyen d’une pétition, le consentement d’au moins 10 % des étudiants inscrits à la faculté pour demander, en leur nom, la création et la reconnaissance d’une association étudiante de faculté et en soumettre les résultats au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes. Dès réception des résultats de la pétition, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine si la pétition a été dûment exécutée conformément aux directives et aux lignes directrices et si elle est, par conséquent, valide. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que la pétition est invalide, il/elle peut demander que la pétition soit refaite ou mettre fin au processus. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que la pétition est valide, il/elle invite les étudiants à passer à l’étape 4.

Étape 4 Tenir, conformément aux lignes directrices et procédures pour la tenue de référendums étudiants à l’Université York (Guidelines and Procedures for the Conduct of Student Referenda at York University) et au moyen du système de vote électronique de l’Université ou d’un système sûr comparable approuvé au préalable par écrit par le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes, un référendum auprès des étudiants inscrits à la faculté, et en soumettre les résultats au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes. Si des pétitions visant la reconnaissance de plus d’une association étudiante de faculté sont soumises et jugées valides, le référendum tenu dans le cadre de l’étape 4 doit l’indiquer dans les choix présentés aux étudiants. En cas de multiples pétitions, un référendum préliminaire doit être tenu pour déterminer s’il y a lieu de reconnaître une association étudiante de faculté et, dans l’affirmative, un deuxième référendum doit être tenu sur le choix de l’association étudiante de faculté qui sera reconnue. À la réception des résultats du référendum, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine si le référendum a été dûment tenu conformément aux procédures pour la tenue de référendums étudiants (Procedures for the Conduct of Student Referenda) et s’il est, par conséquent, valide. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que le référendum n’est pas valide, il/elle peut demander la tenue d’un nouveau référendum ou mettre fin au processus. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que le référendum est valide, il/elle certifie le résultat du référendum.

Étape 5 Dans le cas d’une association étudiante de faculté qui est une association non constituée en personne morale, soumettre au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes un projet de constitution qui est conforme à l’annexe C du présent règlement et qui a été approuvé par une majorité des membres de l’association étudiante de faculté. Dès réception du projet de constitution, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine si le projet de constitution est conforme au présent règlement. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que le projet de constitution n’est pas conforme, il/elle peut demander que le projet de constitution soit modifié et soumis à nouveau, autant de fois qu’il est nécessaire pour le rendre conforme. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que le projet de constitution est conforme, il/elle recommande la reconnaissance de l’association étudiante de faculté au président/à la présidente.

Dans le cas d’une association étudiante de faculté qui est constituée en personne morale, fusionnée ou maintenue en vertu de la LPM, de la LOSBL ou d’une législation analogue, soumettre au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes tous les documents constitutifs. Dès réception des documents constitutifs, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine s’ils sont conformes au présent règlement. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que tout aspect des documents constitutifs qui n’est pas prescrit par la législation (notamment l’objet ou les processus de gouvernance de l’association étudiante de faculté) est incompatible avec les principes d’ouverture, d’accessibilité, de démocratie, de non-discrimination et de responsabilité sur le plan juridique et financier énoncés dans le présent règlement, il/elle peut demander que les documents constitutifs soient modifiés et soumis à nouveau autant de fois qu’il est nécessaire pour que les documents constitutifs respectent ces principes. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que les documents constitutifs sont conformes au présent règlement, il/elle recommande la reconnaissance de l’association étudiante de faculté au président/à la présidente.

5.8 En cas de création d’une nouvelle faculté, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes peut donner avis aux étudiants de la nouvelle faculté de la marche à suivre pour demander la reconnaissance d’une nouvelle association étudiante de faculté en vertu de l’article 5.7.

5.9 S’il existe une association étudiante de faculté reconnue pour une faculté, les étudiants de cette faculté peuvent présenter une pétition demandant le remplacement de sa reconnaissance par la reconnaissance d’une autre association étudiante de faculté, selon la même procédure que celle prévue à l’article 5.7, avec les adaptations nécessaires.

6. Reconnaissance des associations étudiantes de collège

6.1 Reconnaissance d’une association étudiante de collège. L’Université peut reconnaître une association étudiante de collège.

6.2 Maintien des associations étudiantes de collège. La reconnaissance d’une association étudiante de collège reconnue à la date d’entrée en vigueur du présent règlement est maintenue jusqu’à ce qu’elle soit retirée en vertu des articles 11 et 12.

6.3 Les étudiants d’un collège qui n’a pas d’association étudiante de collège reconnue peuvent demander la création d’une association étudiante de collège reconnue de la manière prévue aux articles 4.7 et 5.7, modifiée de manière à ce que seuls les étudiants affiliés à ce collège soient habiles à signer la pétition et à voter au référendum. Dès qu’il/qu’elle reçoit la recommandation du vice-recteur/de la vice-rectrice aux affaires étudiantes, le président/la présidente accorde normalement la reconnaissance à l’association étudiante de collège.

6.4 Une association étudiante de collège reconnue comprend et représente tous les étudiants de premier cycle affiliés à ce collège à l’Université York, et est responsable envers tous ces étudiants.

6.5 Chaque étudiant de premier cycle inscrit à un programme offert au campus Keele est affilié à un collège de l’Université dès son inscription et devient membre de l’association étudiante de collège reconnue de ce collège et lui verse une cotisation.

6.6 Une seule association étudiante de collège peut être reconnue par collège.

6.7 À la date d’approbation du présent règlement, les associations étudiantes de collège reconnues sont celles qui sont énumérées à l’annexe B.

6.8 S’il existe une association étudiante de collège reconnue pour un collège, les étudiants de ce collège peuvent présenter une pétition demandant le remplacement de celle-ci par une autre association étudiante de collège, selon la même procédure que celle prévue aux articles 4.7 et 5.7, avec les adaptations nécessaires.

7. Reconnaissance des clubs d’étudiants

7.1 Reconnaissance des clubs d’étudiants. Les clubs d’étudiants sont créés par les étudiants pour soutenir et promouvoir la qualité et la diversité de la vie sur le campus en matière d’éducation, de loisirs et de vie sociale ou culturelle. L’Université peut reconnaître un club d’étudiants.

7.2 Maintien des clubs d’étudiants. La reconnaissance d’un club d’étudiants reconnu à la date d’entrée en vigueur du présent règlement est maintenue jusqu’à ce qu’elle soit retirée en vertu des articles 11 et 12, ou jusqu’à ce que le club d’étudiants omette de demander ou d’obtenir le renouvellement de sa reconnaissance aux termes de l’article 7.12.

7.3 Tous les clubs d’étudiants qui demandent une reconnaissance doivent soumettre au SCLD une demande de club d’étudiants remplie qui démontre le respect des exigences suivantes:

(a) Elle fournit les coordonnées du club d’étudiants;

(b) Elle fournit les noms, numéros d’étudiant et adresses de courriel de 15 étudiants actuellement inscrits à l’Université York qui sont membres du club d’étudiants. À tout moment, le SCLD peut exiger du club d’étudiants qu’il produise une liste de 15 étudiants actuellement inscrits à l’Université York que le SCLD contactera pour leur demander d’attester qu’ils sont des membres actifs du club d’étudiants;

(c) Elle confirme que les dirigeants du club d’étudiants et 80 % des membres du club d’étudiants sont des étudiants actuellement inscrits à l’Université York. Étant donné que la taille des départements universitaires varie, il n’y a pas de nombre minimal de membres requis pour un club d’étudiants universitaire; étant entendu toutefois que chaque club d’étudiants est toujours tenu de soumettre une liste de ses membres;

(d) Elle identifie les membres du club d’étudiants qui ne sont pas des étudiants inscrits à l’Université York. Les anciens de York sont considérés comme n’étant pas inscrits à l’Université York aux fins de cette exigence et le club d’étudiants doit confirmer que ses membres non inscrits à l’Université York sont des membres sans droit de vote;

(e) Elle précise les affiliations à un département, à un collège ou à une faculté;

(f) Elle confirme qu’il y a deux signataires autorisés et indique les coordonnées personnelles de chacun d’eux. Les signataires autorisés doivent être des étudiants actuellement inscrits à l’Université York tout au long de leur mandat à titre de signataires autorisés. L’inobservation de cette exigence entraîne l’annulation automatique de la reconnaissance du club d’étudiants. Le rétablissement de la reconnaissance est à la discrétion du SCLD. Aucun étudiant ne peut être un signataire autorisé de plusieurs clubs d’étudiants simultanément. Cela n’empêche pas un étudiant qui est signataire autorisé d’un club d’étudiants d’être en même temps un dirigeant d’un autre club d’étudiants, pourvu qu’il n’ait pas de pouvoir de signature dans les deux fonctions;

(g) Elle fournit les documents constitutifs à jour du club d’étudiants, même s’ils ont été fournis au cours des années précédentes;

(h) Pour un renouvellement de la reconnaissance du club d’étudiants, elle fournit une copie du procès-verbal de la dernière assemblée électorale confirmant qu’il existe une procédure démocratique pour le changement de direction et la ratification des nouveaux dirigeants;

(i) Également pour un renouvellement de la reconnaissance du club d’étudiants, elle fournit une copie du dernier relevé bancaire du club d’étudiants s’il a un compte bancaire;

(j) Elle fournit l’accord signé des signataires visant à veiller à ce que le club d’étudiants se conforme à la loi intitulée York University Act, 1965, à la législation de l’Université, au présent règlement et à ses documents constitutifs; et

(k) Le club d’étudiants doit également reconnaître que l’Université York n’assure pas ni n’indemnise le club d’étudiants, ses membres ou les tiers avec qui le club d’étudiants interagit.

7.4. Si quelque élément d’information fourni dans la demande de reconnaissance du club d’étudiants est insuffisant, le club d’étudiants est alors prié de fournir de plus amples détails au SCLD.

7.5 Le SCLD se réserve le droit de refuser la demande de reconnaissance d’un club d’étudiants pour un ou plusieurs motifs, notamment :

(a) Il ne satisfait pas aux exigences du présent règlement;

(b) Dans le cas d’un club d’étudiants qui est une association non constituée en personne morale, il n’a pas une constitution conforme à l’annexe C ou, dans le cas d’un club d’étudiants qui est constitué en personne morale, fusionné ou maintenu en vertu de la LPM, de la LOSBL ou d’une législation analogue, tout aspect des documents constitutifs qui n’est pas prescrit par la législation (notamment l’objet ou les processus de gouvernance du club d’étudiants) est incompatible avec les principes directeurs selon lesquelles les activités des organisations étudiantes et leur financement des activités étudiantes doivent être menés de manière ouverte, accessible, démocratique, non discriminatoire et responsable sur le plan juridique et financier;

(c) Les objectifs du club d’étudiants semblent tellement similaires aux objectifs ou à la programmation d’un club d’étudiants ou d’un département de l’Université existant que, de l’avis du gestionnaire de la vie étudiante (Manager, Student Life), du SCLD, il n’y aurait pas de différenciation suffisante entre le club d’étudiants projeté et celui qui existe déjà;

(d) Le directeur/la directrice de l’engagement étudiant (Director, Student Engagement) a un motif raisonnable de conclure que le club d’étudiants projeté :

i) cherche à obtenir la reconnaissance afin d’éviter l’effet d’une suspension ou d’une autre mesure disciplinaire ou sanction imposée à un autre club d’étudiants dont les objectifs ou la composition des membres sont similaires; ou

ii) agirait à titre de mandataire ou d’intermédiaire pour un groupe, un organisme ou un tiers externe à l’Université afin d’accroître sa clientèle ou de promouvoir son entreprise ou sa cause.

7.6 Tous les clubs d’étudiants universitaires qui se consacrent à un intérêt ou à une activité pour le groupe représenté d’une association étudiante de faculté en particulier doivent être affiliés au programme universitaire ou à la faculté principale applicable de l’Université. Lorsqu’ils demandent la reconnaissance, les clubs d’étudiants universitaires doivent obtenir l’approbation préalable du département ou de la faculté universitaire applicable avant de procéder à l’inscription.

7.7 Tous les clubs d’étudiants confessionnels et religieux doivent être membres du Conseil interconfessionnel des étudiants de l’Université York. La reconnaissance des clubs d’étudiants confessionnels et religieux ne repose pas sur des principes de foi ou des croyances fondamentales, mais plutôt sur la volonté de se conformer aux exigences du Conseil interconfessionnel, notamment les Trois Piliers de la Tolérance, et sur la question de savoir s’il existe actuellement des clubs similaires à l’Université.

7.8 Tous les clubs d’étudiants axés sur le sport doivent suivre une procédure d’examen supplémentaire menée par le département d’athlétisme et des loisirs pour déterminer les précautions à prendre et la documentation nécessaire pour la reconnaissance du club d’étudiants.

7.9 Si la reconnaissance est refusée, le club d’étudiants peut en appeler de cette décision en remettant au SCLD une déclaration écrite expliquant les raisons pour lesquelles il estime que les motifs du refus sont injustifiés : par exemple, il a satisfait aux présentes règles, ses objectifs sont uniques, sa composition prévue est distincte et il peut différencier ses objectifs ou sa programmation de ceux d’un club d’étudiants ou d’un département universitaire existant. L’appel est examiné par le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes, qui rend sa décision finale quant au maintien du refus de la reconnaissance ou quant au fait que le club d’étudiants peut être reconnu.

7.10 Si la reconnaissance est accordée, les dirigeants et signataires autorisés du club d’étudiants doivent suivre la séance d’orientation 101 des clubs d’étudiants offerte pendant la période d’inscription aux clubs d’étudiants alors en cours. La dernière séance d’orientation 101 des clubs d’étudiants a lieu après la date limite de présentation d’une demande de club d’étudiants afin que les candidats de dernière minute aient la possibilité d’assister à la séance. Le défaut de remplir cette exigence entraîne l’annulation de la reconnaissance sans possibilité de recourir aux procédures prévues aux articles 11 à 13 du présent règlement et malgré celles-ci.

7.11 Si la reconnaissance est accordée, les dirigeants et signataires autorisés du club d’étudiants doivent également suivre des modules de formation sur l’utilisation de ressources supplémentaires à l’Université. Le défaut de remplir cette exigence entraîne l’annulation de la reconnaissance sans possibilité de recourir aux procédures prévues aux articles 11 à 13 du présent règlement et malgré celles-ci.

7.12 La reconnaissance des clubs d’étudiants expire le 30 septembre de chaque année. Les clubs d’étudiants reconnus sont tenus de renouveler chaque année leur reconnaissance au plus tard le deuxième mardi d’octobre en suivant la procédure prévue à l’article 7.3 dans l’année qui suit la date à laquelle leur reconnaissance a été accordée ou renouvelée pour la dernière fois, sous réserve de toute prolongation de ce délai par le SCLD. Si un club d’étudiants omet de demander un renouvellement de la reconnaissance dans le délai imparti, tous les privilèges accordés au club d’étudiants, y compris sa page YU Connect, son compte de courriel et son site Web, sont considérés comme inactifs et peuvent être désactivés par l’Université.

7.13 Les clubs d’étudiants ne peuvent pas utiliser la désignation « York », « York University » ou « Université York » dans leur nom officiel, de manière à suggérer qu'ils font partie de l'Université mais peuvent indiquer que le club d’étudiants est « à York » (p. ex. « Club d’échec à York », mais non « Club d’échec de York »). Les exceptions à cette exigence sont assujetties au consentement écrit préalable de l’Université York conformément à la politique et aux lignes directrices en matière de gestion de la marque (Brand Stewardship Policy and Guidelines).

7.14 Le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes publie chaque année une liste des clubs d’étudiants reconnus.

8. Privilèges des organisations étudiantes reconnues

8.1 Sous réserve du respect du présent règlement, de la disponibilité et d’ententes applicables avec l’Université, l’Université peut, à son appréciation, accorder aux organisations étudiantes reconnues, conformément à la législation et à la législation de l’Université, tout ou partie des privilèges suivants :

(a) utiliser le système de vote électronique de l’Université pour les associations étudiantes reconnues;

(b) percevoir des cotisations d’étudiants conformément à l’article 9;

(d) avoir des adresses de courriel et URL de site Web hébergées par l’Université;

(e) avoir des locaux de bureaux à l’Université;

(f) utiliser des locaux et des installations de l’Université, y compris des espaces de tables;

(g) utiliser la technologie des salles de classe de l’Université;

(h) obtenir les coordonnées des membres aux fins de communication électronique directe, sous réserve d’une convention de confidentialité selon le modèle établi par le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes; et

(i) obtenir un soutien coordonné par l’entremise du vice-recteur/de la vice-rectrice aux affaires étudiantes ou son remplaçant désigné, notamment du soutien pour la formation, les ressources, l’orientation et les événements.

9. Cotisations pour les organisations étudiantes reconnues

9.1 Une organisation étudiante reconnue peut demander l’établissement, la modification ou l’annulation d’une cotisation auprès de ses membres, comme suit :

Étape 1 Remettre au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes une preuve d’activités depuis au moins deux années universitaires et un avis de son intention de demander l’établissement, la modification ou l’annulation d’une cotisation.

Étape 2 Rencontrer le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes ou son remplaçant désigné pour recevoir des directives et des lignes directrices concernant l’exécution des étapes 3 et 4 ci‑après.

Étape 3 Obtenir, au moyen d’une pétition, le consentement d’au moins 10 % de ses membres et en soumettre les résultats au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes. Dès réception des résultats de la pétition, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine si la pétition a été dûment exécutée conformément aux directives et aux lignes directrices données à l’étape 2 et si elle est, par conséquent, valide. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que la pétition est invalide, il/elle peut demander que la pétition soit refaite ou mettre fin au processus. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que la pétition est valide, il/elle invitera les étudiants à passer à l’étape 4.

Étape 4 Tenir, conformément aux lignes directrices et procédures pour la tenue de référendums étudiants à l’Université York (Guidelines and Procedures for the Conduct of Student Referenda at York University) et au moyen du système de vote électronique de l’Université ou d’un système sûr analogue approuvé au préalable par écrit par le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes, un référendum auprès des étudiants qui seraient assujettis à la cotisation proposée et en soumettre les résultats au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes. À la réception des résultats du référendum, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine si le référendum a été dûment tenu conformément aux procédures pour la tenue de référendums étudiants (Procedures for the Conduct of Student Referenda) et s’il est, par conséquent, valide. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que le référendum n’est pas valide, il/elle peut demander la tenue d’un nouveau référendum ou mettre fin au processus. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que le référendum est valide, il/elle recommande l’établissement, la modification ou l’annulation de la cotisation, selon le cas, au recteur. Le recteur/la rectrice soumet normalement la recommandation à l’approbation du conseil des gouverneurs.

9.2 Les organisations étudiantes qui n’ont pas de financement par cotisations peuvent néanmoins demander à leurs membres des frais d’adhésion modestes et/ou des frais raisonnables de recouvrement des coûts pour financer leurs activités. L’information sur les frais d’adhésion et les avantages associés à l’adhésion doit être rendue publique.

10. Obligations des organisations étudiantes reconnues

10.1 L’organisation étudiante reconnue doit :

a) se conduire de manière ouverte, accessible, démocratique, non discriminatoire et responsable sur le plan juridique et financier, notamment quant à sa création, à son fonctionnement, à son financement et à ses affaires financières;

b) dans le cas des organisations étudiantes dont l’adhésion est obligatoire ou qui perçoivent une cotisation, tenir des élections au moins une fois par année universitaire; ces élections doivent être tenues au moyen du système de vote électronique de l’Université ou d’un système sûr comparable à l’égard duquel le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes a donné son approbation préalable écrite. Il est entendu que le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes ne peut approuver que des systèmes de vote électronique dont la sécurité est comparable ou supérieure à celle du système de vote électronique de l’Université;

c) soumettre à l’Université, au plus tard le 1^er juillet de chaque année, ou de temps à autre à la demande de l’Université, dans le format et à la date que l’Université peut exiger de temps à autre, les documents suivants, que l’Université rend publics :

i) une liste à jour des noms, titres et adresses courriel de chaque dirigeant, y compris le trésorier ou l’équivalent;

ii) une liste à jour des noms, titres et adresses courriel de chaque dirigeant qui est un signataire autorisé;

iii) un exemplaire de ses documents constitutifs les plus à jour;

iv) un exemplaire de ses états financiers pour l’exercice précédent (du 1^er mai au 30 avril). Dans le cas d’une organisation étudiante dont l’adhésion est obligatoire ou qui perçoit une cotisation, lorsque le revenu brut pour l’exercice excède 40 000 $ (cotisations et autres revenus), l’organisation étudiante doit fournir des états financiers audités par un auditeur agréé. Dans le cas d’une organisation étudiante dont les états financiers indiquent un revenu brut pour l’exercice de 40 000 $ ou moins (cotisations et autres revenus), l’organisation étudiante doit fournir un rapport de mission d’examen établi par un expert-comptable autorisé. Un club d’étudiants qui ne perçoit pas de cotisations est dispensé de cette obligation, mais doit fournir une copie de ses derniers relevés bancaires;

v) un document signé par chaque dirigeant reconnaissant l’obligation de l’organisation de se conformer à l’ensemble de la législation de l’Université; et

vi) tout document ou renseignement supplémentaire que l’Université juge, à sa seule appréciation, nécessaire pour vérifier la conformité au règlement et à la législation de l’Université;

d) demander et obtenir l’approbation du vice-recteur/de la vice-rectrice aux affaires étudiantes ou de son remplaçant désigné avant la constitution en personne morale, la fusion ou le maintien en vertu de la LPM, de la LOSBL ou de la législation analogue, afin que l’Université York puisse veiller à ce que tout aspect des documents constitutifs qui n’est pas prescrit par la législation (notamment l’objet ou les processus de gouvernance de l’organisation étudiante) soit conforme aux principes d’ouverture, d’accessibilité, de démocratie, de non-discrimination et de responsabilité sur le plan juridique et financier énoncés dans le présent règlement;

e) aviser le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes ou son remplaçant désigné dans les 14 jours suivant tout changement dans ses documents constitutifs et tout changement de ses dirigeants, y compris les dirigeants qui sont des signataires autorisés;

f) s’abstenir d’affecter ses fonds à des fins incompatibles avec la mission, l’objet ou les documents constitutifs de l’organisation étudiante;

g) s’abstenir d’exercer des activités essentiellement de nature commerciale, comme :

i) fournir des biens et/ou des services dans un but lucratif, ou

ii) exercer une activité ou une fonction pour le compte d’une organisation commerciale tierce qui offre des biens ou des services promotionnels, mais qui ne commandite pas directement des activités qui correspondent à la mission fondamentale de l’organisation étudiante; et

h) adopter et respecter des politiques et des procédures visant à régler les conflits d’intérêts réels, potentiels ou apparents, y compris en ce qui a trait à l’attribution de contrats, au versement de paiements ou à la fourniture d’autres avantages à des dirigeants, à des employés, à des membres ou à des personnes qui sont reliées par des liens personnels, notamment familiaux et matrimoniaux, à un dirigeant, à un employé ou à un membre, et à l’acceptation de cadeaux par ces personnes.

11. Non-conformité des organisations étudiantes reconnues

11.1 Les organisations étudiantes reconnues qui ne se conforment pas à quelque partie du présent règlement sont passibles de sanctions.

11.2 Lorsque l’Université a des raisons de croire qu’une organisation étudiante reconnue :

a) n’a pas ou peut ne pas avoir exercé ses activités de manière ouverte, accessible, démocratique, non discriminatoire et responsable sur le plan juridique et financier; ou

b) contrevient à une entente conclue avec l’Université;

l’Université peut aviser par écrit l’organisation étudiante de tout manquement présumé par l’intermédiaire du centre de la communauté étudiante et du développement du leadership (Centre for Student Community Leadership Development (« SCLD »)). L’Université peut suspendre les autres procédures prévues par le présent règlement jusqu’à ce que le processus interne de plainte de l’organisation étudiante soit épuisé ou jusqu’à ce qu’un délai raisonnable à cet effet se soit écoulé, sauf dans des circonstances exceptionnelles.

11.3 Le centre de la communauté étudiante et du développement du leadership (Centre for Student Community Leadership Development (« SCLD »)) prépare l’avis écrit en cas de manquement présumé par une organisation étudiante reconnue. L’avis comprend les renseignements suivants :

a) la nature du manquement présumé;

b) les mesures que l’organisation étudiante doit prendre, soit pour démontrer qu’il n’y a pas eu manquement soit pour remédier au manquement;

c) la date à laquelle les mesures prévues en b) doivent être respectées;

d) les modalités des mesures provisoires, telles que la suspension ou le retrait de privilèges, que le représentant juge appropriées, les motifs de ces mesures provisoires et la date à laquelle elles prennent effet;

e) la date à laquelle l’organisation étudiante doit remettre ses observations en réponse aux mesures provisoires imposées, et les exigences relatives au format de celles-ci;

f) les conséquences potentielles du non-respect des obligations prévues à l’alinéa b) au plus tard à la date prévue à l’alinéa c), qui peuvent comprendre des sanctions jusqu’à ce tout soit conforme; et

g) une mention selon laquelle le manquement présumé fera l’objet d’une audience par écrit ou par comparution, d’après l’évaluation faite par le représentant de la complexité du manquement présumé et de la gravité des conséquences potentielles.

11.4 Le représentant tient une audience par écrit ou par comparution conformément aux principes d’équité procédurale avant de décider si l’organisation étudiante reconnue a manqué ou non au présent règlement et/ou si ce manquement se poursuit ou non. L’audience est menée par un représentant qui n’a pas participé à l’enquête sur le manquement présumé, ni à la préparation et à la remise d’un avis écrit à cet effet.

11.5 Dans le cadre de l’audience, le représentant peut consulter les membres de la Student Representative Roundtable ou d’autres organisations étudiantes selon ce qu’il estime approprié. Ces consultations sont strictement confidentielles.

11.6 Le représentant rend sa décision qui comprend les motifs écrits pour lesquels il statue que l’organisation étudiante reconnue a manqué ou non au présent règlement et/ou si ce manquement se poursuit ou non.

11.7 À tout moment avant sa décision, le représentant peut proposer d’autres modes de règlement des différends selon les modalités qu’il juge appropriées eu égard à la nature du manquement présumé.

12. Sanctions applicables aux organisations étudiantes reconnues

12.1 Si le représentant statue qu’une organisation étudiante reconnue manque ou continue de manquer au présent règlement, il lui accorde un délai de 7 jours à compter de la date de sa décision pour lui remettre des observations écrites sur les sanctions si l’organisation étudiante le souhaite.

12.2 Pour établir une sanction proportionnelle au manquement, le représentant examine d’abord les observations écrites sur les sanctions de l’organisation étudiante reconnue et les circonstances atténuantes et aggravantes.

12.3 Les sanctions imposées à l’organisation étudiante reconnue peuvent comprendre une ou plusieurs des sanctions suivantes :

a) la suspension ou la révocation d’un ou de plusieurs privilèges, sauf comme il est déjà prévu aux alinéas c) à e) ci-dessous;

b) l’obligation de participer à un processus de réparation ou d’éducation;

c) la suspension, en totalité ou en partie, pour une période raisonnable, du transfert des cotisations à l’organisation étudiante aux conditions que le représentant juge appropriées, au terme de laquelle l’Université peut décider, à sa discrétion, soit de procéder au transfert des cotisations à l’organisation étudiante, soit de rembourser les cotisations aux étudiants qui les ont payées;

d) la fin de la perception des cotisations; et

e) le retrait de la reconnaissance de l’organisation étudiante.

12.4 Le représentant publie sa décision qui comprend des motifs écrits justifiant sa décision en matière de sanctions.

12.5 La sanction prévue à l’alinéa 12.3c) prend effet immédiatement à titre provisoire sous réserve de l’approbation du conseil des gouverneurs après que le processus de révision prévu à l’article 13 du présent règlement soit épuisé. Si le conseil n’approuve pas les sanctions, l’Université doit, dans les meilleurs délais, prendre les dispositions nécessaires pour comptabiliser et transférer les cotisations à l’organisation étudiante reconnue.

12.6 Dans tous les cas où la sanction prévue aux alinéas 12.3d) ou 12.3e) est imposée et entraîne la fin de la perception des cotisations, la sanction ne prend effet que si elle est approuvée par le conseil des gouverneurs après que le processus de révision prévu à l’article 13 du présent règlement soit épuisé.

12.7 L’inobservation continue après la détermination d’un manquement au présent règlement, ou l’inobservation des sanctions imposées, peut donner lieu à un avis de manquement présumé subséquent et peut également constituer un facteur aggravant pris en considération pour déterminer les sanctions en cas de manquement ultérieur.

13. Procédure de révision des décisions concernant un manquement et une sanction

13.1 Une organisation étudiante reconnue dont on a jugé qu’elle a manqué au présent règlement ou qui a été sanctionnée pour ce manquement en vertu des articles 11 et 12 peut demander la révision de cette décision pour des motifs de compétence, de partialité ou d’autres irrégularités de procédure. La révision est effectuée par le bureau de l’Université dont relève le représentant, par d’autres personnes que le représentant qui n’ont pas participé à l’enquête sur le manquement présumé ou à l’établissement et à la remise d’un avis écrit à cet effet (le « bureau de révision »).

13.2 Sauf dans les circonstances décrites à l’article 13.4, une organisation étudiante reconnue peut demander la révision conformément à l’article 13.1 en présentant une demande écrite de révision au bureau de révision, avec copie au représentant, dans les 7 jours qui suivent la date de la communication de la décision à l’organisation étudiante en vertu de l’article 11.6 ou de l’article 12.4. La demande de révision écrite comprend : les motifs de la demande de révision et la preuve à l’appui de la demande de révision. Le représentant remet sans délai une copie de la documentation dans ses dossiers au bureau de révision.

13.3 Le bureau de révision communique, dans les meilleurs délais et dans tous les cas au plus tard 21 jours après la présentation de la demande de révision, le nom du responsable de la révision à l’organisation étudiante reconnue, ainsi qu’un projet de calendrier pour la révision. La décision relative à la révision du bureau de révision est communiquée par écrit à l’organisation étudiante dans les meilleurs délais et dans tous les cas au plus tard 60 jours après la présentation de la demande de révision.

13.4 Lorsque le représentant est le recteur/la rectrice ou son remplaçant désigné, une organisation étudiante peut demander la révision de la décision en soumettant une demande de révision écrite au président/à la présidente, avec copie au recteur/à la rectrice ou à son remplaçant désigné, dans les 7 jours qui suivent la date de la communication de la décision à l’organisation étudiante en vertu des articles 11.6 ou 12.4. La demande de révision écrite comprend : les motifs de la demande de révision et la preuve à l’appui de la demande de révision. Le représentant remet sans délai une copie de la documentation dans ses dossiers au président/à la présidente.

13.5 Dans le cas d’une révision demandée en vertu de l’article 13.4, le président/la présidente peut :

a) mener personnellement la révision, auquel cas la décision du président/de la présidente relative à la révision est communiquée par écrit à l’organisation étudiante dans les meilleurs délais et dans tous les cas au plus tard 60 jours après la présentation de la demande de révision;

b) ordonner que la révision soit menée par un responsable de la révision indépendant et communiquée sans délai à l’organisation étudiante. Le président/la présidente nomme le responsable de la révision indépendant dans les meilleurs délais et dans tous les cas au plus tard 21 jours après la présentation de la demande de révision et communique sans délai le nom du responsable de la révision à l’organisation étudiante avec un calendrier pour la révision. Le responsable de la révision indépendant soumet des recommandations au président/à la présidente. La décision du président/de la présidente est fondée sur les recommandations du responsable de la révision indépendant et est communiquée par écrit à l’organisation étudiante dans les meilleurs délais et dans tous les cas au plus tard 60 jours après la nomination du responsable de la révision indépendant.

13.6 Le bureau de révision peut confirmer, modifier ou annuler la décision du représentant.

13.7 La décision du bureau de révision relative à la révision d’une décision en vertu du présent règlement est définitive, sous réserve de l’approbation requise du conseil des gouverneurs prévue aux articles 12.5 et 12.6.

14. Révision du présent règlement

14.1 Le présent règlement est révisé au moins une fois tous les cinq ans après sa date d’entrée en vigueur. De plus, les articles du présent règlement qui portent sur la reconnaissance de nouvelles organisations étudiantes seront également révisés au moment opportun après l’ouverture du nouveau campus Markham multifacultés, permettant ainsi aux étudiants de ce campus nouvellement créé et aux autres associations étudiantes concernées de présenter des commentaires et suggestions.

14.2 Le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes lance et supervise le processus de révision qui comprend des consultations avec des étudiants, des représentants d’organisations étudiantes, des membres du corps professoral, du personnel et d’autres membres de la collectivité.

15. Entrée en vigueur

15.1 Le présent règlement entre pleinement en vigueur le 1^er janvier 2023.

16. Titre abrégé

16.1 Le présent règlement peut être cité sous le titre Règlement concernant les organisations étudiantes.

ANNEXE A

au Règlement concernant les organisations étudiantes

Associations étudiantes de faculté reconnues

Creative Arts Students Association

Environmental and Urban Change Students’ Association

Faculty of Education Students' Association

Faculty of Health Student Caucus

Graduate Business Council

Lassonde Student Government

Legal and Literary Society of Osgoode Hall Law School

Student Council of Liberal Arts & Professional Studies

Undergraduate Business Society

ANNEXE B

au Règlement concernant les organisations étudiantes

Associations étudiantes de collège reconnues

Bethune College Council

Calumet College Council

Founders College Student Council

Association étudiante du Collège Glendon

McLaughlin College Council

New College Council

Stong College Student Government

Vanier College Council

Winters College Council

ANNEXE C

au Règlement concernant les organisations étudiantes

Exigences relatives à la constitution des organisations étudiantes reconnues non constituées en personne morale

Le Règlement concernant les organisations étudiantes promeut les buts et objectifs de la loi intitulée York University Act, 1965 et la liberté des étudiants de s’associer et de s’exprimer par l’intermédiaire d’organisations étudiantes en exigeant que les organisations étudiantes reconnues mènent leurs activités et leur financement des activités étudiantes de manière ouverte, accessible, démocratique, non discriminatoire, et responsable sur le plan juridique et financier. L’intérêt que porte l’Université York à la constitution d’organisations étudiantes reconnues s’inspire de ce principe directeur. Ainsi, à titre de condition à sa reconnaissance, une organisation étudiante qui est une association non constituée en personne morale doit élaborer et maintenir en permanence une constitution qui est approuvée par une majorité de ses membres et qui respecte les exigences ci-dessous. Les organisations étudiantes qui sont constituées en personne morale, fusionnées ou maintenues en vertu de la LPM, de la LOSBL ou d’une législation analogue ne sont pas tenues d’avoir une telle constitution puisque les dispositions de ces lois et de leurs règlements d’application, et les documents constitutifs qui sont requis aux termes de ces lois et règlements, prévoient déjà en général que l’organisation étudiante doit mener ses activités et son financement des activités étudiantes conformément à ce principe directeur.

Interprétation : La constitution doit décrire l’organe décisionnel dont l’interprétation fait autorité. Exemple : Le Conseil de_____________ est la seule autorité pour l’interprétation de la constitution. Toutefois, le conseil prend toutes les décisions en matière d’interprétation compte dûment tenu des règles de procédure reconnues, p. ex. Roberts Rules of Order. Le président/la présidente de l’organisation, sous réserve d’un appel au conseil, est généralement la première source d’interprétation de la constitution.
Objets : La constitution doit énoncer clairement l’objet de l’organisation étudiante et celui-ci doit correspondre à l’objet énoncé dans les documents constitutifs si l’organisation étudiante est constituée en personne morale. Cet énoncé de l’objet doit être conforme à l’ensemble de la réglementation, des politiques, des procédures et des lignes directrices de l’Université et de la législation fédérale et provinciale, y compris le Code des droits de la personne de l’Ontario. En cas d’incompatibilité, l’organisation étudiante sera non conforme au présent règlement jusqu’à ce que l’incompatibilité soit corrigée.
Pouvoirs : La constitution doit énoncer clairement les pouvoirs accordés à l’organisation, à ses membres et à ses représentants élus, c’est-à-dire les membres du conseil (ou le conseil d’administration, selon le cas), les membres de la direction et les membres des comités permanents, le cas échéant. Ces pouvoirs doivent être exercés d’une manière conforme à l’objet publié de l’organisation étudiante.
Adhésion-groupe représenté : La constitution doit définir clairement le groupe représenté et les critères d’adhésion.
Critères d’admissibilité à titre de membre du conseil, de la direction et des comités permanents : La constitution doit définir clairement les critères d’admissibilité au conseil, à la direction et aux comités permanents. Ces critères doivent comprendre : a) les qualités requises pour être membre; b) la durée maximale du mandat; c) les procédures à suivre en cas de vacance de poste; et d) les responsabilités et privilèges associés à la qualité de membre. Ces critères doivent être conformes au Code des droits de la personne de l’Ontario. Lorsqu’un salaire est versé par l’organisation étudiante, une description du poste rémunéré est requise (voir 15, ci‑après). Des définitions de membres de plein droit et de membres associés doivent être incluses, s’il y a lieu. (Exemple : « Les membres votants du conseil sont : le président/la présidente, le vice-président/la vice-présidente des finances, ... ».)
Obligations des membres : La constitution doit décrire clairement les obligations de tous les membres du conseil et/ou des représentants élus. Des descriptions de poste doivent également être incluses. (Se reporter à l’article 11 ci-dessous). (Exemple : Les fonctions du président/de la présidente sont ..., celles du secrétaire sont ..., celles des sénateurs sont ..., etc.)
Membre associé : La constitution peut et doit, dans le cas d’une association étudiante centrale, prévoir la qualité de membre associé pour les catégories d’organisations étudiantes reconnues qui sont bénéficiaires de certaines de ses activités, mais qui ne peuvent pas participer à ses affaires en raison du lieu de leurs études ou d’autres conditions particulières.
Conflit d’intérêts : Conformément à l’alinéa 10.1h) du présent règlement, la constitution doit traiter de la question des conflits d’intérêts pour les membres de la direction, du conseil, des comités permanents et/ou les membres de conseils de gestion/conseils consultatifs (se reporter à l’article 17 ci-dessous).
Procédures électorales : La constitution doit prévoir des procédures électorales annuelles permettant de pourvoir les postes, et des procédures à suivre en cas de vacance aux postes de la direction. Ces procédures doivent clairement : a) attribuer la responsabilité de convoquer des élections; b) prévoir l’annonce des élections de manière à ce que les membres aient amplement l’occasion d’y participer; c) prévoir l’utilisation du système de vote électronique de l’Université ou d’un système sûr analogue à l’égard duquel le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes a donné son approbation préalable écrite, et d) nommer un directeur général/une directrice générale des élections ayant reçu une formation à ce poste et chargé(e) d’approuver les résultats des élections et soit de remettre en question les procédures et/ou les résultats des élections, soit d’examiner et de régler toute contestation de ces procédures et/ou résultats. Une description de poste du directeur général /de la directrice générale des élections doit également être fournie et communiquée aux membres. Des descriptions des procédures de mise en candidature, des définitions de l’admissibilité au vote, de l’éligibilité aux postes à pourvoir, des lignes directrices de campagne (dépenses) et des procédures de scrutin et de vote doivent également être énoncées.
Procédures du conseil : La constitution doit prévoir des dispositions pour les procédures du conseil suivantes : a) la fréquence des réunions; b) la personne chargée de convoquer et de présider des réunions et d’établir l’ordre du jour; c) le mode de convocation aux réunions : d) le délai d’avis de convocation aux réunions; e) les personnes habiles à voter aux réunions; f) la procédure de vote par procuration (si elle est souhaitée); g) la procédure à suivre en cas de partage des voix; et h) les exigences en matière de quorum pour toutes les délibérations, y compris, notamment les réunions du conseil et les réunions des dirigeants élus.
Responsabilité financière : La constitution doit faire preuve de responsabilité financière en indiquant : a) la période de l’exercice; b) les postes avec un pouvoir de signature; c) la personne responsable du budget; d) les étapes requises avant l’approbation du budget; e) le pourcentage de voix nécessaire pour approuver le budget; f) la personne responsable de la tenue des dossiers financiers de l’organisation; g) la personne responsable de l’établissement des rapports financiers et de leur communication aux membres; et h) et la personne responsable de la communication de l’information financière à l’Université. La constitution doit également prévoir le traitement des fonds ou des dettes résiduels d’une organisation étudiante qui ne prévoit pas son maintien au-delà de la fin de l’année en cours.
Comités : La constitution doit créer et décrire tous les comités permanents, y compris : a) leur mandat; b) les personnes qui peuvent y siéger et y voter; c) les membres d’office; d) les exigences en matière de quorum; e) les responsabilités; et f) les exigences en matière de rapports.
Procédures de modification : La constitution doit prévoir des procédures de modification équitables, indiquant les délais d’avis requis pour que les membres présentent des propositions de modification de la constitution et/ou des règlements administratifs; et le quorum, les procédures de vote et les majorités requises pour ces propositions. La constitution doit permettre à 10% ou plus des étudiants membres concernés de proposer une modification à toute disposition de la constitution (à moins que cela ne soit incompatible avec une autre disposition du présent règlement). Si une telle proposition est faite, elle doit alors être adoptée à une majorité des voix exprimées lors d’une assemblée dûment constituée des membres de l’organisation étudiante.
Affiliations externes : Au besoin, la constitution devrait inclure des descriptions de toute affiliation et/ou relation extraterritoriale. (Exemple : adhésion à des organisations externes comme la Fédération canadienne des étudiantes et étudiants.)
Employés : La constitution doit inclure des descriptions de poste pour tous les employés de l’organisation ou indiquer par ailleurs où elles sont situées et peuvent être consultées par les membres. Les descriptions doivent indiquer les responsabilités et les conditions d’emploi des employés, ainsi que les personnes chargées de l’embauche, de la supervision et de la discipline des employés.
Dépositaire de la constitution : Chaque organisation étudiante financée doit désigner un « dépositaire de la constitution » officiel aux fins de la continuité entre les dirigeants élus et aux fins de l’examen et de la communication en temps opportun de la constitution. S’il y a lieu, un membre de la Division des affaires étudiantes ou du personnel du doyen ou du principal (Dean’s or Head’s staff) pourrait remplir ce rôle. Si l’organisation a des employés permanents, l’un de ses membres du personnel peut être chargé de ce rôle de dépositaire.
Conseils consultatifs/conseils de gestion : Les organisations étudiantes qui possèdent et exploitent de petites entreprises à but non lucratif pour le propre compte, comme des pubs, des cafés, des journaux, des salles de jeux, etc., doivent établir des conseils consultatifs/conseils de gestion chargés de superviser ces activités dans des relations sans lien de dépendance avec les entreprises. Dans la mesure du possible, les conseils consultatifs et conseils de gestion doivent être composés d’étudiants, de membres du personnel, de membres du corps professoral et d’anciens élèves qui peuvent offrir leur expertise et leurs points de vue respectifs à l’organisation étudiante. Les lignes directrices en matière de conflits d’intérêts doivent être respectées au moment de choisir les membres de ces conseils consultatifs/conseils de gestion.
Allégations d’actes répréhensibles et mesures disciplinaires : Outre l’exigence d’un processus interne de traitement des plaintes (se reporter à l’article 19 ci-dessous), la constitution doit prévoir des procédures officielles pour traiter les allégations d’actes répréhensibles à l’encontre d’un membre du conseil, de la direction ou d’un comité permanent. Les dispositions doivent inclure les circonstances susceptibles de dicter des mesures disciplinaires (comme la censure, la suspension ou la destitution) et indiquer la personne responsable d’entendre les allégations et/ou d’imposer des sanctions. Des dispositions relatives au remplacement des dirigeants élus (élections partielles) en cas de vacance de postes doivent également être incluses. Ces audiences doivent être menées de façon équitable, de manière à ce que la partie visée par les allégations ait l’occasion juste et opportune de présenter sa propre défense et à ce que les allégations fassent l’objet d’une enquête ou d’une décision d’un ou de plusieurs étudiants membres impartiaux de l’organisation étudiante.
Processus interne de traitement des plaintes : Les organisations étudiantes doivent adopter et publier sur leur site Web ou autre support numérique un processus interne détaillé et accessible de traitement des plaintes portant sur tout aspect de leur organisation et de ses activités.
Accessibilité de la documentation : Les organisations étudiantes doivent publier leurs dates de réunions, ordres du jour, requêtes, procès-verbaux de réunions, documents constitutifs, budgets et états financiers de manière à ce que leurs membres puissent aisément les consulter (p. ex., site Web, comptes de médias sociaux publics, page YU Connect).

ANNEXE D

au Règlement concernant les organisations étudiantes

Caractéristiques des principes

1. Ouvert, accessible et démocratique

L’ouverture, l’accessibilité et la démocratie sont des idéaux largement acceptés qui s’appliquent à de nombreuses organisations communautaires. Il n’existe pas de définition unique de ce qui constitue une organisation ouverte, accessible ou démocratique. Ces termes sont interreliés, ils ont un sens en fonction du contexte et peuvent varier selon la taille, la portée et le mandat d’une organisation. Ils peuvent évoluer à mesure que les organisations et les attentes de leurs membres changent. Pour qu’une organisation étudiante soit considérée comme ouverte, accessible et démocratique, les caractéristiques suivantes s’appliquent généralement.

Les critères énumérés ci-après ne sont pas absolus, puisqu’ils visent à décrire des normes générales selon lesquelles les organisations étudiantes, qui vont des plus petites aux plus grandes en termes de taille et de budget, devraient agir. Le présent règlement reconnaît que les organisations choisiront différents moyens d’agir selon les principes d’ouverture, d’accessibilité et de démocratie, et qu’il faut s’attendre à ce que des différences soient observées dans l’application de ces principes.

Les organisations étudiantes accessibles présentent bon nombre des caractéristiques suivantes :

Volonté et désir manifeste d’intégrer de nouveaux membres dans le groupe et dans des activités qui témoignent de cette volonté et de ce désir.
Dans le cas des groupes de bénévoles, un environnement qui rejoint et accueille les nouveaux membres, avec des critères d’adhésion clairement définis et accessibles au public.
Engagement à encourager et promouvoir la participation de tous les membres à l’ensemble des activités de l’organisation et réellement encourager et promouvoir cette participation.
Transparence quant à ce que sont les activités.
Ouverture à faire l’objet d’un examen rigoureux.
Engagement à respecter les principes de diversité, d’équité et d’inclusion envers tous les membres, et agir et communiquer conformément à ces principes envers tous les membres.
Engagement envers la clarté des communications et veiller à cette dernière.
Engagement envers la diversité de points de vue et permettre et promouvoir cette diversité.
Processus équitables permettant aux membres de proposer des changements.

Les organisations étudiantes démocratiques présentent bon nombre des caractéristiques suivantes :

Ouverture à ce que les membres participent à toutes les activités.
Des voies de communication efficaces et clairement définies entre les membres et les dirigeants.
Transparence et responsabilité envers les membres, y compris, notamment en ce qui concerne l’établissement du budget et les dépenses.
Gestion transparente.
Engagement à prendre en compte et à respecter les diverses opinions des membres qu’elles soient majoritaires ou minoritaires et réellement prendre en compte et respecter ces opinions.
Engagement à veiller à ce que les personnes touchées par les décisions aient réellement voix dans les processus conduisant aux décisions.
Moyens d’examiner la dissidence et les plaintes et d’y donner suite et, s’il y a lieu, de les déférer aux échelons supérieurs de l’organisation.
Possibilité pour tous les membres de se porter candidats aux postes de direction.
Des processus électoraux impartiaux et équitables qui permettent aux membres de participer facilement en tant qu’électeurs et candidats, y compris la nomination d’un directeur général des élections indépendant.

Les organisations étudiantes ouvertes présentent bon nombre des caractéristiques suivantes :

Information largement disponible sur les activités, la composition, les finances et le mandat de l’organisation.
Transparence quant aux règles d’exploitation.
Disposition à partager librement de l’information sur l’organisation avec les membres.
Critères d’adhésion clairs et transparents.
Engagement à veiller à ce que les réunions, événements et activités de l’organisation soient communiqués aux membres de manière à ce que les membres puissent y participer pleinement.
Engagement à veiller à ce que les voix et les points de vue des membres, qu’ils soient exprimés individuellement ou collectivement, puissent être entendus, et, s’il y a lieu, leur donner suite.

2. Non discriminatoire

Non discriminatoire signifie exempt de harcèlement, de préjugés, d’inégalité et de discrimination fondés sur la race, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine ethnique, la citoyenneté, la croyance, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’expression de genre, l’âge, la situation matrimoniale, la situation de famille ou un handicap. Pour être non discriminatoire, une organisation étudiante doit, entre autres choses, traiter tous ses membres sur un pied d’égalité dans le cadre, notamment, de ses activités, de ses décisions internes, de ses déclarations et de ses résolutions.

3. Responsable sur le plan financier (ou financièrement responsable) se caractérise par ce qui suit :

Mettre son budget et ses états financiers à la disposition de tous ses membres en tout temps.
Affecter ses fonds aux seules fins nécessaires à la réalisation de ses objectifs et conformément à ses documents constitutifs, à la législation de l’Université, y compris aux exigences du présent règlement, et conformément à la législation.
Se conformer à l’article 11 de l’annexe C.

4. Responsable sur le plan juridique (ou juridiquement responsable) se caractérise par ce qui suit :

Se conformer à la législation, à la loi intitulée York University Act, 1965, à la législation de l’Université, au présent règlement, aux documents constitutifs et à toute jurisprudence ou ordonnance applicable d’un tribunal ou d’un tribunal administratif (y compris ceux agissant dans le cadre de la loi intitulée York University Act, 1965, de la législation de l’Université et du présent règlement).

Contexte législatif:	Approuvé par le président/la présidente : 1988-25-10; approuvé par le conseil : 1988-12-05; Sections A, C et D approuvées par le comité du conseil sur les relations avec les étudiants (Board Student Relations Committee) : 1988-11-07; date d’entrée en vigueur : 1989-01-01. Modifié et approuvé par le président/la présidente et le conseil des gouverneurs: 2022-03-02; 2023-05-02
Date du prochain examen:	Mars 2027