| Topic: | University Grounds and Physical Facilities |
|---|---|
| Approval Authority: | President and Board of Governors |
| Approval Date: | 28 juin 2022 |
| Effective Date: | 4 juillet 2022 |
1. PRÉAMBULE
1.1 Sous réserve des dispositions du présent règlement, l’Université York rendra, à sa discrétion, l’utilisation temporaire des locaux de l’Université accessible aux membres de la communauté universitaire lorsqu’elle est conforme aux principes reflétés dans l’objet, la mission et les valeurs de l’Université.
1.2 Comme indiqué dans le Code des droits et responsabilités des étudiants et dans diverses politiques de l’Université, notamment la Déclaration de politique sur la liberté d’expression, l’Université réaffirme son engagement en faveur du libre examen et de la liberté d’expression et défend le droit de tous les membres de la communauté universitaire et des invités à exprimer leurs opinions dans le respect de la loi et sans crainte d’intimidation ou de harcèlement. Dans toute utilisation de locaux universitaires, bien que l’Université encourage et espère des échanges respectueux d’idées, il est entendu que la libre expression et la sécurité sont complémentaires. En tant que telle, l’utilisation de locaux universitaires, y compris pour une manifestation ou un rassemblement, doit être conforme aux politiques, procédures, règlements et directives de l’Université.
1.3 En fournissant de l’espace, l’Université York ne souscrit pas nécessairement à la philosophie, aux points de vue, aux croyances ou aux actions de toute personne qui organise un événement ou une activité sur l’espace autorisé pour une utilisation temporaire en vertu du présent règlement, ni ne les appuie.
2. Objectif et compétence
2.1 Le présent règlement est établi par la présidente en vertu de l’article 13(2)(c) de la Charte de l’Université York, 1965 et par le conseil d’administration sur la recommandation de la présidente, en vertu des articles 10 et 13(2)(g) de la Charte de l’Université York, 1965.
2.2 Les terrains et édifices de l’Université York sont des propriétés privées et l’Université se réserve le droit de contrôler l’accès à ses campus et l’utilisation de ses locaux et installations.
2.3 Ce règlement énonce les privilèges et obligations associés à la délivrance de permis d’utilisation temporaire des locaux de l’Université. Sans limiter la généralité de ce qui précède, le présent règlement fournit des informations relatives à la réservation et à l’utilisation des locaux de l’Université, y compris le processus de demande et les attentes auxquelles est subordonnée l’autorisation d’utiliser temporairement les locaux de l’Université, afin de répondre aux objectifs complémentaires de la libre expression et de la sécurité des membres de la communauté universitaire.
2.4 Les organisations étudiantes sont encouragées et autorisées à organiser des activités et des événements et à s’engager dans la pleine expression de leurs opinions sur les campus de l’Université, conformément à la loi applicable et aux politiques, procédures, règlements et directives de l’Université.
2.5 York soutient les activités et les événements organisés par les membres de la communauté universitaire dans les locaux de l’Université, en :
a. Établissant des applications, des procédures et des processus qui décrivent clairement les informations et les étapes nécessaires pour réserver et utiliser un local;
b. Mettant à disposition des outils accessibles permettant de réserver des locaux pour une utilisation temporaire;
c. Sensibilisant les membres de la communauté aux politiques, procédures et processus liés à la réservation et/ou à l’utilisation d’un local dans le but d’accueillir un événement ou une activité ou de protester contre l’événement ou l’activité d’une autre personne ou d’un groupe; et
d. Assurant la conformité aux politiques, procédures et règlements, directives et lois applicables de l’Université.
3. Portée et application
3.1 Ce règlement s’applique à tous les membres de la communauté étudiante, du personnel, du corps professoral, ainsi qu’aux instructeurs, bénévoles et invités de l’Université York, sur les campus de l’Université.
3.2 Le non-respect du présent règlement, ainsi que des procédures et lignes directrices connexes établies en vertu des présentes, peut entraîner des mesures disciplinaires en vertu de la politique, du règlement, du Code des droits et responsabilités des étudiants de l’Université, des conventions collectives ou d’emploi, des processus et politiques pertinents, ou d’autres mesures prévues par la loi.
4. Définitions
Dans ce règlement,
4.1 « Comité des relations avec les campus » désigne un comité établi en vertu de ce règlement, présidé par la vice-présidente des finances et de l’administration, et dont les membres comprennent, sans s’y limiter, des représentants des bureaux de la vice-rectrice aux affaires étudiantes et de la vice-présidente de l’équité, des personnes et de la culture. La structure et les procédures du Comité des relations avec les campus seront élaborées et maintenues par la vice-présidente des finances et de l’administration.
4.2 « Utilisateur admissible » désigne un individu ou une unité appartenant à l’une des catégories suivantes, qui peut demander à réserver des locaux et à les utiliser de manière temporaire.
a. Unité académique : programme universitaire, département, faculté, unité de recherche organisée, école ou tout autre bureau engagé dans des activités savantes, y compris l’enseignement et la recherche, comme défini dans le document Academic Unit Nomenclature : Characteristics and Guidelines.
b. Unité administrative : département ou unité qui fournit un service ou un soutien aux opérations universitaires et administratives de l’Université.
c. Groupe d’employés : groupe reconnu par l’Université comme étant le représentant d’une partie du personnel (p. ex. syndicat ou association, etc.).
d. Organisation étudiante : gouvernement étudiant ou organisation étudiante reconnue en vertu du Règlement présidentiel relatif aux organisations étudiantes.
e. Membre individuel de la communauté universitaire (pour un usage spécifique) : pour des travaux étudiants (par exemple, les recherches liées aux cours, y compris les tournages de films), qui sont soutenus par la direction du département concerné ou le directeur ou la directrice du cours, pour des recherches ou des travaux de cours des membres des corps professoral et enseignant qui sont soutenus par le doyen ou la doyenne, ou la présidence de la faculté respective.
f. Utilisateur externe : individu et/ou organisation qui n’appartient à aucun des groupes d’utilisateurs admissibles ci-dessus.
4.3 Par « événement », on entend toute activité planifiée, annoncée et/ou sur invitation par nature, et qui est destinée à attirer des participants et/ou un public. Une manifestation, un rassemblement ou une activité similaire est également un événement. Les membres individuels de la communauté universitaire ne sont pas autorisés à organiser des événements et ne recevront pas de permis TUUS pour ceux-ci.
4.4 « Évaluation TUUS » signifie l’examen d’une demande d’utilisation temporaire d’un local universitaire, afin d’évaluer la conformité aux politiques, procédures, règlements et directives, et de déterminer le niveau des services de soutien ou des ressources supplémentaires nécessaires.
4.5 « Personne invitée » désigne une personne qui ne fait pas partie de la communauté universitaire et qui a été invitée par York à se rendre sur le campus ou à participer à des activités en personne.
4.6 « Agent local de réservation » désigne les départements et unités de l’Université qui ont la supervision de la gestion de certains locaux réservables pouvant être réservés directement par un utilisateur admissible. Les agents locaux de réservation sont chargés de veiller au respect des politiques, procédures, règlements et directives pertinents de l’Université. Bien que les locaux puissent être réservés auprès d’un agent local de réservation, les utilisateurs admissibles doivent demander un permis d’utilisation temporaire des locaux universitaires conformément au présent règlement.
4.7 « Bureau de l’utilisation temporaire de locaux universitaires » ou « Bureau TUUS » désigne le bureau responsable de l’examen et du traitement des demandes d’utilisation temporaire de locaux universitaires conformément aux procédures décrites dans ce règlement.
4.8 « Plan de sécurité » désigne un plan écrit résultant d’une évaluation TUUS, préparé par le Département de la sécurité communautaire (sécurité communautaire) en consultation avec un utilisateur admissible et le Bureau de l’utilisation temporaire de locaux universitaires, qui détermine les dangers et les risques pouvant être associés à une activité ou à un événement, ainsi que les mesures à employer pour atténuer ou éliminer ces risques. Les mesures d’atténuation des risques peuvent notamment inclure, l’établissement du nombre et du type de personnel de sécurité, le nombre de participants internes et/ou externes et d’autres mesures de santé et de sécurité.
4.9 « Pouvoir de signature » désigne la ou les personnes autorisées à conclure et à exécuter une convention d’utilisation temporaire d’un local universitaire, au nom d’un utilisateur admissible.
4.10 « Planification spéciale » signifie qu’une activité ou un événement est prévu par l’Université ou par un utilisateur admissible comme nécessitant des services de soutien spécialisés, des ressources, des plans opérationnels ou des plans de sécurité qui nécessitent un délai supplémentaire pour être élaborés ou sécurisés. Il peut s’agir d’événements impliquant des représentants du gouvernement, des participants externes, y compris des conférenciers, des célébrités, des sujets ou des activités susceptibles d’attirer l’attention des médias, des foules ou des manifestations. Il s’agit également d’événements qui peuvent présenter un risque élevé pour la sécurité des membres de la communauté, ou un risque de dommages causés aux biens de l’Université.
4.11 « Organisation étudiante » désigne un gouvernement étudiant ou une organisation étudiante reconnu en vertu du Règlement présidentiel relatif aux organisations étudiantes.
4.12 « Utilisation temporaire d’un local universitaire » ou « TUUS » désigne l’utilisation d’un local intérieur ou extérieur dans les bâtiments ou sur les terrains de l’Université, y compris les événements, à des fins autres que l’administration, l’enseignement des cours universitaires ou la recherche. L’utilisation temporaire d’un local universitaire ne s’applique pas aux locaux attribués dans le cadre du processus officiel d’attribution de locaux de l’Université, à une division universitaire ou administrative, ou à une unité de recherche organisée, à moins que le local attribué ne soit utilisé pour l’une des raisons suivantes :
a. une activité d’une organisation étudiante reconnue;
b. un événement qui nécessite des services de sécurité;
c. un événement au cours duquel de l’alcool est servi;
d. un événement ouvert au public;
e. une activité de plein air;
f. un tournage de film;
g. un événement pour lequel des frais d’admission ou d’inscription sont exigés; ou
h. une activité bénéficiant d’un parrainage quelconque de la part d’une organisation externe, comme un soutien financier ou administratif, ou un don de matériel.
4.13 « Permis d’utilisation temporaire de locaux universitaires » ou « Permis TUUS » désigne une approbation, qui est normalement délivrée par voie électronique à un utilisateur admissible, pour l’utilisation temporaire de locaux universitaires, après avoir rempli avec succès les obligations et procédures décrites dans ce règlement.
4.14 « Comité d’examen des événements du TUUS » : comité permanent établi conformément au présent règlement, dont la composition, les pouvoirs et les responsabilités sont définis à l’article 6.
4.15 « Membre de la communauté universitaire » désigne les membres de la communauté étudiante, du personnel, du corps professoral ou enseignant de l’Université York, ainsi que les bénévoles.
5. Demande d’utilisation temporaire des locaux universitaires.
5.1 Pour faire une demande d’utilisation temporaire d’un local universitaire, une personne ayant le pouvoir de signature pour un utilisateur admissible (pour un utilisateur externe, il s’agit d’un signataire dûment autorisé) doit remplir et soumettre un formulaire de demande de permis TUUS en ligne en utilisant une adresse électronique authentifiée par l’Université York, le cas échéant. Une demande reçue d’une adresse électronique authentifiée de l’Université York est acceptable comme document signé, à condition que l’expéditeur soit un utilisateur admissible ayant le pouvoir de signature pour son organisation, son bureau ou toute autre unité.
a. Les utilisateurs admissibles affiliés à l’Université doivent soumettre leur demande TUUS au Bureau TUUS en utilisant une adresse électronique authentifiée par l’Université York. Une demande reçue d’une adresse électronique authentifiée de l’Université York est acceptable comme document signé, à condition que l’expéditeur soit un utilisateur admissible ayant le pouvoir de signature pour son organisation, son bureau ou toute autre unité.
b. Les utilisateurs externes désireux d’organiser un événement sur un campus de l’Université York doivent soumettre leur demande aux Services des résidences et des conférences de l’Université.
5.2 Toutes les demandes dûment remplies d’utilisation temporaire de locaux universitaires sont examinées et traitées par le Bureau TUUS conformément au présent règlement. En fonction de la nature et de la portée d’une proposition de TUUS, les demandes sont examinées et évaluées par les services/bureaux concernés. Le résultat de l’évaluation TUUS est communiqué à l’utilisateur admissible.
5.3 L’Université donnera la priorité aux demandes qui contribuent à l’enseignement, à la recherche et à l’érudition de l’Université.
5.4 Le délai de traitement d’une demande est lié à la portée et à l’ampleur d’une activité ou d’un événement, ainsi qu’à la nécessité et à la disponibilité de toute ressource supplémentaire déterminée par une évaluation TUUS.
5.5 Un utilisateur admissible peut jouer un rôle clé dans le temps de traitement d’une demande d’utilisation temporaire de local, en :
- demandant l’avis du bureau TUUS, avant de soumettre une demande, en particulier pour une activité ou un événement qui devrait nécessiter une planification spéciale;
- soumettant une demande dûment remplie le plus tôt possible avant le délai de traitement minimum requis;
- fournissant des informations détaillées sur le projet de TUUS et en soumettant tout document connexe indiqué sur le formulaire de demande;
- répondant en temps opportun aux demandes de suivi émanant du Bureau TUUS ou des secteurs de service; et
- permettant une certaine flexibilité quant au lieu, à la date, etc., d’une activité ou d’un événement (les lieux demandés dépendent de leur disponibilité).
5.6 Les demandes de permis TUUS impliquant des services de soutien minimaux de l’Université doivent être soumises au moins dix (10) jours ouvrables avant la date proposée pour le TUUS. Sans limiter la généralité de ce qui précède,
a. les demandes qui peuvent être traitées dans un délai de dix (10) jours sont généralement celles qui ne nécessitent qu’une évaluation minimale et aucune information supplémentaire, y compris les réunions sans participants, conférenciers et fournisseurs externes, ou les exigences de services spéciaux;
b. le paragraphe 5(6) n’inclut pas les demandes de TUUS nécessitant une planification spéciale; et
c. les demandes soumises avec un préavis de moins de dix (10) jours ouvrables seront traitées dans la mesure du possible.
5.7 Les demandes de permis TUUS qui nécessitent la soumission d’informations supplémentaires et/ou de certains services universitaires doivent être soumises au moins quinze (15) jours ouvrables avant la date proposée pour le TUUS. Sans limiter la généralité de ce qui précède,
a. les renseignements supplémentaires et les services universitaires visés au paragraphe 5(7) comprennent, sans s’y limiter, une preuve d’assurance; un laissez-passer sanitaire pour un traiteur ou un autre fournisseur de services externe; une demande de service pour un aménagement spécial du mobilier; et d’autres questions de même ampleur;
b. le paragraphe 5(7) n’inclut pas les demandes de TUUS nécessitant une planification spéciale;
c. les demandes soumises avec un préavis de moins de quinze (15) jours ouvrables seront traitées dans la mesure du possible.
5.8 Les demandes de permis TUUS qui nécessitent une planification spéciale doivent être soumises au moins trente (30) jours ouvrables avant la date proposée pour le TUUS.
5.9 Les demandes de permis TUUS qui nécessitent l’utilisation de plusieurs ressources internes et/ou externes et une planification spéciale importante doivent être soumises au moins trois (3) mois avant la date proposée pour le TUUS. Sans limiter la généralité de ce qui précède, les demandes nécessitant un préavis de trois (3) mois comprennent, mais ne sont pas limitées à :
a. des événements avec un grand nombre de participants;
b. des événements nécessitant l’utilisation de plusieurs salles, installations ou zones sur le campus; et
c. des événements nécessitant la coordination et le soutien de plusieurs services de l’Université.
Les utilisateurs admissibles sont invités à contacter les Services des résidences et des conférences pour les aider à élaborer un plan d’événement complet avant de soumettre une demande de permis TUUS.
5.10 Lorsqu’une demande de permis TUUS est reçue, le Bureau TUUS :
a. détermine l’admissibilité de la personne faisant la demande par rapport au présent règlement et vérifie que la demande est complète;
b. détermine la disponibilité et réserve provisoirement un local, le cas échéant;
c. consulte d’autres services ou bureaux qui pourraient avoir à évaluer la demande, si nécessaire :
i. Les demandes concernant des activités et des réunions de routine peuvent ne pas nécessiter de consultations avec d’autres services ou bureaux et peuvent être approuvées par le bureau TUUS.
ii. Les demandes d’événements seront examinées et évaluées par les services et bureaux compétents de l’Université en fonction des risques et des besoins en matière de services.
iii. Les demandes d’événements nécessitant une planification spéciale seront transmises au comité d’examen des événements du TUUS. Le comité d’examen des événements du TUUS peut convoquer une réunion avec l’utilisateur admissible et les représentants des services universitaires concernés afin d’examiner la demande et d’évaluer plus en détail les besoins en matière de services et/ou de planification, y compris la nécessité de plans de sécurité.
d. examine et vérifie que les annonces des événements sont conformes aux politiques, procédures, règlements et directives de l’Université, ainsi qu’aux lois applicables;
e. exerce son pouvoir discrétionnaire pour délivrer ou refuser la délivrance d’un permis TUUS électronique une fois que toutes les exigences d’une demande sont satisfaites, y compris toute exigence supplémentaire identifiée par l’évaluation TUUS et non mentionnée spécifiquement dans ce règlement;
f. envoie un avis électronique d’autorisation aux différents services et bureaux impliqués dans l’évaluation TUUS, notamment le Département de la sécurité communautaire et/ou les Services de gestion des risques.
5.11 Lorsqu’une évaluation est effectuée par le Département de la sécurité communautaire et/ou les Services de gestion des risques, un plan de sécurité peut être exigé. Lorsqu’un plan de sécurité formel n’est pas requis, les organisateurs restent à tout moment responsables du respect de la capacité de la salle, du maintien d’un accès clair et facile à toutes les portes d’entrée/sortie et du respect des autres codes de sécurité et d’incendie.
5.12 Sur la base de l’évaluation TUUS, l’Université peut, comme condition de réservation d’un local, exiger que des agents de sécurité mandatés par l’Université soient disponibles pendant l’utilisation du local. L’Université peut exiger que ces frais de sécurité soient à la charge de l’utilisateur admissible.
5.13 Dans tous les cas, sans exception, le recours à du personnel de sécurité privé ou à des agents de police rémunérés pour un événement dans les locaux de l’Université doit être coordonné par le Département de la sécurité communautaire. Aucun personnel de sécurité externe à l’Université, bénévole ou autre, n’est autorisé à assister à un événement sur le campus sans l’approbation écrite préalable du Département de la sécurité communautaire.
5.14 Si des informations supplémentaires sont demandées, l’utilisateur devra en couvrir tous les coûts associés. Les utilisateurs sont tenus de couvrir tous les coûts liés à l’utilisation du local.
6. Comité de révision des événements du TUUS
6.1 Le comité d’examen des événements du TUUS est un comité permanent qui comprend des membres de divers services et bureaux et qui évalue les demandes TUUS nécessitant une planification spéciale conformément à la section 5(10)(c)(iii) de ce règlement.
6.2 L’objectif principal du Comité d’examen des événements du TUUS est d’examiner les propositions qui nécessitent une planification spéciale et de fournir une orientation, un soutien, des recommandations et/ou des décisions sur les mesures à prendre pour permettre aux événements de se dérouler dans les locaux de l’Université.
6.3 Le comité d’examen des événements du TUUS chargé d’examiner un événement nécessitant une planification spéciale peut comprendre, sans s’y limiter, le ou la gestionnaire des services ou bureaux universitaires suivants :
a. Services de gestion des risques;
b. Département de la sécurité communautaire;
c. Services des installations :
d. Services auxiliaires;
e. Développement de la communauté étudiante et du leadership; et
f. Centre des droits de la personne, de l’équité et de l’inclusion.
6.4 Le comité d’examen des événements du TUUS sera présidé par le directeur général des Services auxiliaires, qui informera le comité des détails de la demande.
6.5 Le comité d’examen des événements du TUUS peut inviter un utilisateur admissible à une ou plusieurs réunions pour discuter de la manifestation proposée afin de mieux élaborer les recommandations et les décisions relatives aux conditions requises pour que l’événement puisse avoir lieu.
6.6 Lorsque les recommandations du comité d’examen des événements du TUUS sont acceptées par l’utilisateur admissible, un permis TUUS peut être délivré par le bureau TUUS.
6.7 Le Comité d’examen des événements du TUUS consultera le Comité des relations avec le campus sur les prochaines étapes, si l’évaluation d’un événement proposé par le Comité d’examen des événements du TUUS conclut que celui-ci présente l’un des risques suivants qui ne peuvent être gérés de manière adéquate avec les ressources existantes de l’Université :
a. risque pour la sécurité et le bien-être des membres de la communauté universitaire et/ou du grand public;
b. risque de dommages causés aux biens de l’Université; ou
c. risque de non-conformité à la loi et/ou aux politiques, procédures, règlements ou directives de l’Université.
6.8 Après consultation du Comité des relations avec les campus, l’utilisateur admissible sera informé par le bureau TUUS de l’une des situations suivantes :
a. des modifications suggérées à l’événement pour l’autoriser; ou
b. la décision et les raisons pour lesquelles l’événement ne sera pas autorisé, ainsi que des informations concernant la procédure et les recours.
7. Comité d’appel
7.1 Les utilisateurs admissibles peuvent en appeler auprès de la rectrice d’une décision de refus de délivrance d’un permis TUUS.
7.2 Les décisions d’appel prises par la rectrice seront définitives et seront communiquées à l’utilisateur admissible et aux départements concernés.
7.3 La procédure d’appel est la suivante :
a. L’utilisateur admissible soumet une déclaration d’appel écrite au Bureau TUUS dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de l’avis de refus de délivrance du permis, expliquant pourquoi il estime que les motifs du refus sont incorrects et comment les risques identifiés dans les motifs du refus peuvent être traités.
b. La rectrice peut choisir d’inviter l’utilisateur admissible ou le signataire autorisé à une réunion pour aider à statuer sur l’appel. La rectrice se réserve le droit de statuer sur l’appel exclusivement sur la base des observations écrites.
c. La rectrice rendra sa décision sur l’appel à l’utilisateur admissible par écrit, dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de la déclaration d’appel.
8. Permis et comportements interdits
8.1 Le Bureau TUUS délivrera un permis TUUS une fois que toutes les exigences de l’évaluation auront été satisfaites.
8.2 Lorsque l’évolution des circonstances modifie le risque lié à un événement pour lequel un permis TUUS a été délivré, l’utilisateur admissible peut être informé que l’événement est soumis à une réévaluation avec d’éventuelles modifications du permis TUUS.
8.3 Les utilisateurs admissibles sont responsables de la gestion de leurs événements afin de rester dans le cadre et les paramètres du permis TUUS délivré.
8.4 L’Université peut interrompre et mettre fin à un événement en cours lorsqu’il s’avère que l’événement dépasse le cadre de l’autorisation accordée, qu’il présente un risque pour la sécurité des membres de la communauté, qu’il perturbe les opérations universitaires ou administratives ou qu’il est contraire aux politiques et procédures applicables.
8.5 Pour des raisons de sécurité et pour se conformer au Code de prévention des incendies de l’Ontario, les articles à flamme nue (par exemple, les bougies) ne sont pas autorisés à l’intérieur des bâtiments, notamment dans les couloirs, les halls et les atriums. De même, les feux de joie ne sont pas autorisés sur les campus universitaires. Les cérémonies de purification par la fumée sont autorisées à l’intérieur des bâtiments à condition que l’emplacement soit approuvé par le bureau de prévention des incendies de l’Université avant la cérémonie, afin d’éliminer le risque d’activation des détecteurs de fumée.
8.6 Afin de permettre le bon fonctionnement des opérations universitaires et administratives de l’Université sans perturbation, la projection ou l’amplification de voix ou de sons n’est pas autorisée, sauf si une autorisation écrite expresse a été donnée au préalable par l’Université.
9. Report, annulation ou déplacement d’événements proposés ou approuvés
9.1 L’Université se réserve le droit de refuser une demande d’utilisation temporaire d’un local universitaire, de retirer l’autorisation d’un événement déjà approuvé, de reporter un événement déjà approuvé et/ou de déplacer un événement déjà approuvé dans les circonstances suivantes :
a. Si toutes les conditions applicables à la délivrance d’un permis TUUS n’ont pas été remplies par le demandeur dans le délai convenu avec le Bureau TUUS.
b. Si le local est nécessaire à des fins universitaires en raison de circonstances imprévues. La prestation du programme d’études et des examens a la priorité sur tous les autres événements et activités, et à ce titre, l’Université peut retirer l’autorisation d’un événement ou déplacer un événement si le local est requis à ces fins.
c. En cas d’urgence échappant au contrôle de l’Université (y compris, mais sans s’y limiter, un incendie, une catastrophe naturelle, des conditions météorologiques défavorables, un acte criminel ou toute autre menace) ou en cas d’événement survenant dans la communauté externe qui oblige l’Université à servir de refuge d’urgence et/ou à quitter les locaux de l’Université.
d. Si un événement approuvé est, en raison d’informations nouvellement acquises par l’Université, considéré comme dépassant le cadre du permis TUUS délivré.
e. Si les informations fournies par l’utilisateur admissible sur la nature et/ou la portée de l’événement étaient fausses ou incomplètes au point que l’évaluation de l’événement était matériellement compromise.
f. Si l’événement nécessite la présence de personnel de sécurité, d’agents de police rémunérés, de local et/ou d’autres mesures découlant de l’évaluation de l’événement, qui ne peuvent être organisées ou mises en place à temps pour celui-ci.
9.2 Dans tous les cas susmentionnés, l’Université peut exiger de fixer une nouvelle date, une nouvelle heure, un nouveau lieu, ou de procéder à une nouvelle évaluation de l’événement, et/ou de prévoir des services supplémentaires, et l’utilisateur admissible sera informé en conséquence.
9.3 L’Université prendra les mesures nécessaires pour faire respecter la loi, les politiques, les procédures, les règlements et les directives de l’Université, et pour assurer la sécurité des membres de la communauté, lors de l’examen d’une demande d’utilisation temporaire d’un local universitaire. Ainsi, une décision de l’Université de refuser une demande d’utilisation d’un local, ou de reporter ou d’annuler une demande d’utilisation d’un local déjà approuvée, s’appliquera à tous les locaux des campus de l’Université, y compris, mais sans s’y limiter, aux installations d’arts de la scène, aux installations sportives et récréatives et aux centres étudiants de l’Université York.
10. Révision
10.1 Ce règlement sera révisé tous les cinq ans. Pendant la révision, la politique restera en vigueur.
10.2 La vice-présidente des finances et de l’administration entreprendra et supervisera le processus de révision qui comprendra une consultation auprès de la population étudiante, des représentants des organisations étudiantes, du corps professoral, du personnel et d’autres membres de la communauté.
11. Entrée en vigueur
11.1 Ce règlement entrera pleinement en vigueur le 4 juillet 2022.
| Legislative History: | Approuvé par la présidente et le conseil d’administration : 28 juin 2022 |
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| Date of Next Review: | Doit être révisée périodiquement et mise à jour au moins tous les cinq ans. |
| Policies Superseded by this Policy: | olitique d’utilisation temporaire des locaux et procédure associée |
| Related Policies, Procedures and Guidelines: |
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