Quelle est la raison de ce changement?

York s’est engagée à améliorer l’expérience de sa population étudiante, du personnel et du corps professoral. L’Université souhaite faciliter les démarches des étudiants et étudiantes pour demander et obtenir des aides financières, des prix et des bourses durant leur parcours universitaire. La nouvelle solution permettra de voir plus facilement les aides financières, les bourses d’études et les prix qui sont à leur disposition. Elle simplifiera les processus de soumission et de suivi des demandes étant donné que tout sera au seul et même endroit. York souhaite également faciliter la gestion des bourses par le corps professoral et le personnel avec la mise en place de flux de travail automatisés qui réduiront considérablement les tâches administratives manuelles. 

Les programmes de financement des diplômés seront-ils inclus dans cette nouvelle solution?

Oui, la population étudiante aura désormais une vue d’ensemble du programme de financement des études supérieures avec une ventilation détaillée des éléments qui le composent. Cela inclut les fonds déjà versés, la ventilation du montant engagé, des détails sur les prix et les bourses, ainsi que les paiements provenant d’autres sources qui contribuent à l’ensemble des fonds alloués aux diplômés.

Comment les possibilités de financement de la recherche sont-elles prises en compte dans les informations du profil étudiant?

Cette mise en œuvre n’inclut pas les bourses de recherche, car elle se concentre sur les bourses qui font partie du référentiel actuel des prix, bien que la solution en soit capable et que cette fonctionnalité puisse être envisagée à long terme. Ce lancement est axé sur les bourses d’études (y compris les bourses des trois Conseils) et sur le financement des diplômés.

La solution permet-elle d’accéder à d’importantes bourses fédérales et provinciales pour les diplômés (p. ex. CRSNG, OGS, CRSH)?

Oui, la solution offre une certaine visibilité à cet égard, notamment en ce qui concerne les bourses des Trois Conseils. Le corps professoral et le personnel pourront évaluer et traiter les demandes de financement dans le système.

Quels sont les plans mis en place pour aider les étudiants et étudiantes à utiliser la nouvelle solution?

York prépare activement des ressources qui leur expliqueront comment utiliser la nouvelle solution. Ces ressources seront intégrées aux sites Web de York et à des endroits que les membres de la population étudiante connaissent bien afin qu’ils aient ces informations à portée de main. Les facultés et les divisions disposeront de ressources pour s’assurer de communiquer les instructions à la population étudiante de manière appropriée.

La nouvelle solution peut-elle être utilisée pour des possibilités de financement étudiant destinées à des facultés précises? 

Oui. La solution est destinée à être utilisée par tous les membres de l’Université. Elle englobe les bourses distribuées centralement et celles distribuées par des facultés et des départements. Cette fonctionnalité d’accès permettra au personnel de mettre en place des bourses dans le système. Actuellement, les étudiants doivent postuler à différents endroits pour tirer parti de toutes les possibilités et le processus est complexe. La nouvelle solution permettra de remédier à cela en indiquant les bourses étudiantes offertes. Il sera également plus facile de voir comment la demande est présentée et à quoi les étudiants et étudiantes ont droit dans le système.

La nouvelle solution sera-t-elle disponible pour toute la population étudiante, y compris les étudiants de premier cycle et les diplômés?

Oui, tous les étudiants et étudiantes y auront accès, qu’ils et elles fassent des études de premier cycle ou de cycle supérieur.

Compte tenu du climat économique actuel, certaines personnes ne feront peut-être que des études à temps partiel. York va-t-il modifier sa définition des besoins financiers afin d’inclure des possibilités pour les personnes étudiant à temps partiel et celles en situation de handicap?

Le financement à temps plein est basé sur les définitions et les cadres de la province. L’Université continuera à s’aligner sur les directives provinciales. Cette nouvelle solution permettra toutefois à York de repérer les lacunes pouvant exister dans la structure actuelle du financement étudiant. Elle incitera York à être proactive et à réfléchir à la manière dont les politiques et les processus peuvent être modifiés pour tenir compte de la structure de financement.  

Actuellement, les membres du personnel doivent contacter le Bureau du registraire de l’Université ou une faculté pour obtenir diverses informations sur les bourses. Le nouveau système permettra-t-il aux membres du personnel d’accéder à des informations relatives aux bourses comme leur solde et les dotations?

Certaines informations pourront être consultées dans le système : les membres du personnel qui ont besoin de connaître les soldes des bourses dans le cadre de leur rôle pourront désormais les consulter dans la nouvelle solution. Cet accès dépendra du rôle attribué à la personne et de ses fonctions. La solution ne remplace pas des applications comme eReports; tout travail en cours dans cette application continuera. L’accès à l’information a pour but de faciliter la production de rapports et l’attribution des bourses, mais il se limitera à ce qui est nécessaire en fonction du rôle de chacun.

Certains prix sont décernés au printemps et en été. Ces dates seront-elles affectées par la nouvelle solution?

Non, ces dates ne seront pas affectées par la nouvelle solution, car celle-ci sera mise à la disposition de la communauté de York en juillet 2024. Le lancement de juillet 2024 signifie que toutes les attributions de prix et de bourses déjà en cours à ce moment-là suivront le processus existant (dans les systèmes actuels de York). La solution pourra donc être utilisée lors du prochain cycle.

Y a-t-il des cas particuliers et des processus d’attribution de prix et de bourses que ce nouveau système ne prend pas en compte et sur lesquels le corps professoral devrait se pencher?

La fonctionnalité a été développée afin d’être flexible et de permettre un large éventail de fonctionnalités. Plus de 150 formulaires de candidature provenant des facultés et des départements ont été recueillis, analysés et intégrés dans la nouvelle solution. Il est toutefois possible que certains cas marginaux n’aient pas été détectés. Le nouveau système apporte la flexibilité nécessaire pour répondre à ce type de problèmes. Pour certains prix, des questions précises doivent être posées aux étudiants : une banque de questions a été mise en place pour répondre aux questions concernant une ou plusieurs demandes de prix. Le système s’adaptera à tous les processus de règlement des demandes actuellement utilisés à l’Université.

Les administrateurs des bourses devront-ils se connecter au système pour avoir accès aux lettres de recommandation, ou bien les candidates et candidats joindront-ils ces informations à leur demande? 

Lorsque les étudiants et étudiantes rempliront leur demande, ils et elles indiqueront leur(s) référence(s) et un courriel sera envoyé automatiquement à cette personne pour l’inviter à se rendre en ligne pour soumettre ses informations. Le membre du personnel peut préciser les types de réponse souhaités, comme des questions en forme libre, des documents et le téléversement de médias. Les étudiants et étudiantes pourront téléverser plusieurs documents ou médias dans la nouvelle solution. Après les dates limites de soumission, les administrateurs des bourses pourront accéder au système pour voir tous les documents et les références dans un seul et même endroit avant de les transmettre au comité d’allocation des prix.

Comment la fonction d’établissement de rapports fonctionnera-t-elle dans la nouvelle solution? 

Elle est très souple. De nombreuses fonctionnalités permettent d’établir des rapports et d’en tirer des conclusions. Nous collaborons étroitement avec nos collègues du Bureau de planification et d’analyse institutionnelle (OIPA) afin de nous assurer qu’ils disposent de l’accès nécessaire pour utiliser cette fonctionnalité. Certains rapports plus volumineux comprendront des rapports standard. La solution permettra aux administrateurs de système de créer différents types de rapports en fonction des besoins.

Le système génère-t-il des bourses propres aux facultés? Comment les bourses sont-elles attribuées aux étudiant·e·s noir·e·s et autochtones?

Toutes les bourses qui font actuellement partie du Module de gestion des bourses (AWM) dans SIS seront disponibles dans la nouvelle solution et n’importe quel membre du corps professoral ou d’un département pourra les administrer. En ce qui concerne la façon dont les bourses sont déterminées pour les étudiant·e·s noir·e·s et autochtones, le profil étudiant contient des questions facultatives permettant aux personnes de s’identifier en fonction de leur origine démographique. Ces réponses seront intégrées dans les critères d’attribution de la bourse.

Une formation sera-t-elle offerte aux gestionnaires de la Division de l’avancement afin qu’ils et elles puissent accéder directement aux bénéficiaires de bourses pour faire des mises à jour aux donateurs?

Oui, certains identifiants d’accès seront attribués à des rôles de la solution. La Division de l’avancement aura accès au matériel de formation et aux rapports, mais il n’y aura pas de formation en personne pour ces rôles.

Certaines bourses requièrent de présenter une demande à York avant l’admission au programme. Les candidates et candidats pourront-ils postuler à ces types de bourses ou bien faudra-t-il avoir un profil étudiant actif?

Les personnes qui ont postulé à York seront évaluées pour les bourses d’entrée dans la solution. Cette dernière signalera également les bourses pour lesquelles la personne doit fournir des informations complémentaires. Par exemple, les prix d’entrée nécessitent parfois des lettres de recommandation, des mises en nomination ou d’autres processus. La solution a été configurée pour gérer toutes ces exigences.