Trouvez les réponses aux questions les plus courantes sur le programme de renouvellement des systèmes étudiants (SSRP) et ses répercussions. Si vous avez d’autres questions, veuillez envoyer un courriel à ssrp@yorku.ca.
Le programme de renouvellement des systèmes étudiants (ou SSRP) désigne le programme de transformation pluriannuel chargé de faire évoluer les processus, outils et technologies de gestion des étudiants de York vers des solutions de nouvelle génération. Il permettra d’améliorer l’expérience étudiante, de donner au corps professoral et au personnel la possibilité d’exercer leurs principales fonctions universitaires et administratives, et d’aborder la sécurité et les risques opérationnels des plateformes vieillissantes de gestion des étudiants de York. Veuillez consulter la page principale du site Web du SSRP pour en savoir plus.
Le SSRP se compose d’une série de sept projets qui permettront aux membres de la communauté de York de s’engager de manière efficace, de mesurer la progression vers les niveaux de diplôme et les résultats d’apprentissage et de faire progresser une compréhension partagée des données et des informations dans un environnement sécurisé et accessible.
Les sept projets sont les suivants :
· Le Système informatique de renseignements sur les étudiants NextGen transformera l’expérience étudiante et améliorera celle du personnel en leur offrant un moyen facile de gérer tout ce qui est nécessaire, de l’inscription à l’obtention du diplôme et à la formation continue.
· L’outil de Gestion des relations avec les parties prenantes sera utilisé pour gérer le recrutement, la candidature et l’admission des étudiants et pour mettre en relation les étudiants actuels avec les services de conseils pédagogiques dont ils ont besoin.
· Le volet Mobile et portails offrira une fenêtre sur tous les services à la communauté étudiante, au corps professoral et au personnel, ainsi que des options de libre-service pour améliorer l’expérience étudiante.
· Les Rapports gouvernementaux fourniront au corps professoral et au personnel les rapports essentiels de réglementation et de conformité nécessaires pour faire leur travail efficacement.
· La Plateforme d’intégration d’entreprise permettra aux systèmes de York de se connecter facilement, d’avoir une interface commune et de transmettre des données selon les besoins.
· La Gestion des identités et de l’accès permettra aux personnes qui en ont besoin d’accéder aux informations et aux applications et renforcera la sécurité globale de York.
· Le volet Gestion et analyse des données déterminera et définira les éléments de données de York relatifs à la population étudiante, en éliminant les doublons et en améliorant l’intégrité des données
Veuillez consulter la page des projets du SSRP pour en savoir plus.
Le SSRP introduira de nouveaux processus et des solutions technologiques pour normaliser et partager des méthodes et des processus administratifs communs au service des membres de la communauté étudiante, du corps professoral et du personnel de tout l’établissement afin d’améliorer l’efficacité, la rapidité et la fiabilité des renseignements étudiants. La population étudiante, le corps professoral et le personnel de l’Université seront touchés d’une manière ou d’une autre par les nouveaux systèmes et processus.
L’enseignement postsecondaire est en pleine mutation. Les attentes des apprenants, des employeurs, des régulateurs et des associations professionnelles changent radicalement. Pour que l’Université York puisse continuer à créer des changements positifs, elle doit tenir compte des besoins à long terme des membres de la communauté étudiante, du corps professoral et du personnel. Les membres de la communauté veulent avoir une plateforme commerciale et technologique qui est réactive, fiable, évolutive, intuitive, innovante et souple. Le déploiement efficace de ces attentes fournit les données dont nous avons besoin pour rencontrer les priorités stratégiques de York et faire progresser les objectifs universitaires et personnels de notre population étudiante.
L’objectif du SSRP est de transformer les processus, outils et technologies d’entreprise que York utilise actuellement en solutions de nouvelle génération. Cela permettra d’améliorer l’expérience étudiante, de donner au corps professoral et au personnel des fonctions/capacités améliorées pour accomplir leurs objectifs universitaires et administratifs de base, et d’aborder la sécurité et les risques opérationnels des plateformes vieillissantes de gestion de la communauté étudiante de York.
Le SSRP est une initiative pluriannuelle; les projets sont échelonnés tout au long du cycle de vie du programme. Consultez l’échéancier à la page Échéances et gouvernance pour connaître les dates de déploiement prévues pour chaque projet et les solutions associées
SSRP is phasing in new systems anLe SSRP introduit progressivement de nouveaux systèmes et processus, ce qui signifie que certains systèmes seront opérationnels avant d’autres. Consultez l’échéancier à la page Échéances et gouvernance pour connaître les dates de déploiement prévues pour chaque projet et les solutions associées.
Avant la mise en œuvre et le lancement de tout nouveau système, l’équipe SSRP s’efforcera d’assurer une transition en douceur pour la communauté de York en donnant la priorité aux communications, en offrant de nombreuses possibilités de rétroaction et d’engagement et en veillant à ce qu’une formation adaptée aux utilisateurs finaux soit en place
L’équipe du programme travaille en étroite collaboration avec les propriétaires des systèmes concernés par le SSRP. Certains systèmes existants seront remplacés en partie ou en totalité. La suppression des systèmes existants ou les nouvelles interfaces avec les nouvelles solutions SSRP sont planifiées en collaboration avec les équipes respectives, selon les besoins.
Aujourd’hui, il existe plus de 400 applications au sein de l’écosystème de York. Le SSRP fournira sept nouvelles solutions qui remplaceront en partie ou en totalité certains de ces systèmes existants. Chaque projet SSRP n’est pas un nouveau système ou une nouvelle application pour les utilisateurs finaux. Les sept projets du SSRP s’associent pour transformer les processus technologiques et commerciaux de l’Université. L’un des principaux objectifs de cette transformation est de garantir la facilité d’accès et l’efficacité pour les membres de la communauté étudiante, du corps professoral et du personnel en créant un point d’accès central pour les nouveaux systèmes du SSRP.
Veuillez adresser toute question ou préoccupation aux services à la clientèle d'USC.
Courriel: askit@yorku.ca
Portail libre-service: http://askit.yorku.ca
Téléphone: 416 736-5212
Les avantages et les principaux changements pour la population étudiante seront les suivants :
· Processus simples pour faire une demande, s’inscrire et obtenir des conseils et du soutien financier.
· Processus simples pour gérer votre progression scolaire et trouver des informations précises et opportunes.
· Interactions avec le corps professoral et le personnel faciles, intuitives et personnalisées.
· Options en langue française pour les services étudiants essentiels en ligne.
· Amélioration des moyens de se connecter aux services étudiants sur le campus.
· Possibilité d’utiliser votre téléphone intelligent pour accéder aux systèmes clés.
Les avantages et les principaux changements pour le corps professoral seront les suivants :
· Fonctionnalité permettant de prendre en charge des modèles innovants d’enseignement et de réduire la charge administrative lors de la planification des cours.
· Fonctionnalités permettant d’améliorer les opérations d’inscription au niveau des classes, telles que la vérification améliorée des préalables, la possibilité de développer des horaires en bloc ou par cohorte, et des listes d’attente automatisées.
· Amélioration de la capacité à distribuer des prix et des bourses d’études, tant au niveau de la faculté qu’au niveau central, avec une correspondance automatisée.
· Amélioration des données et des fonctions pour soutenir des programmes universitaires de qualité.
Les avantages et les principaux changements pour le personnel seront les suivants :
· Outils pour cibler et adapter vos communications avec les étudiantes et étudiants.
· Solutions numériques de flux de travail pour automatiser les processus administratifs routiniers.
· Tableaux de bord et rapports pour aider à mieux gérer les priorités de travail.
· Accès à des données et à des analyses de haute qualité et cohérentes pour prendre des décisions fondées sur des preuves.
Certains changements seront apportés aux processus et aux pratiques d’affaires en fonction des exigences et des caractéristiques des nouvelles solutions du SSRP. Les processus actuels sont parfois loin d’être optimaux pour les membres de la communauté étudiante, du corps professoral et du personnel. Les nouveaux systèmes auront des processus intégrés qui suivent les pratiques de pointe. Le SSRP assurera une communication régulière et claire et offrira un travail de gestion du changement autour de toute modification potentielle des processus.
L’équipe SSRP s’engage à fournir autant d’informations que possible aux intervenants concernés, avec des attentes engageantes, ouvertes, sincères et réalistes. L’équipe veillera à ce que votre secteur soit régulièrement informé des changements et des effets connexes, tout en vous tenant au courant du soutien personnalisé que vous recevrez durant les phases de mise en œuvre de chaque projet.
N’hésitez pas à nous poser vos questions. Envoyez un courriel à ssrp@yorku.ca ou contactez le champion ou la championne du programme désigné de votre secteur pour toute question spécifique. Cliquez ici pour en savoir plus sur la communauté des champions et championnes du programme.
Oui, vous recevrez la formation sur les nouveaux systèmes dont vous avez besoin pour accomplir votre travail de manière optimale. La formation sera ciblée et personnalisée en fonction des besoins de votre rôle.
Le moment de la formation de l’utilisateur final sera déterminé lors de la phase de mise en œuvre de chaque projet SSRP. Votre secteur recevra un préavis suffisant et des communications régulières avant la formation. De plus amples renseignements sur la formation seront communiqués sur le site Web du SSRP dès qu’elles seront disponibles.
Offrir des services en anglais et en français est très important pour l’équipe SSRP. Les systèmes du SSRP auront des capacités de langue française pour la communauté francophone.
Si vous avez des questions spécifiques sur le programme ou si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur des projets particuliers, veuillez contacter l’équipe SSRP à l’adresse ssrp@yorku.ca or contact the designated Program Champion for your department or faculty ou encore le champion ou la championne désignés pour votre département ou votre faculté (cliquez ici pour consulter la liste complète).
L’équipe du SSRP ne peut mener à bien ce travail sans la participation directe et continue des membres de la communauté étudiante, du corps professoral et du personnel de l’Université.
L’Université York a établi six principes qui soutiennent l’exécution du Plan académique de l’Université. Deux de ces six principes sont appliqués ici : les systèmes et les processus seront conçus avec la communauté, et non pour elle; le SSRP travaillera avec la communauté et non en vase clos.
Il s’agit notamment de travailler avec les responsables des processus au sein des différentes unités opérationnelles, les champions et championnes du programme, les cadres supérieurs et les membres de la communauté étudiante, du corps professoral et du personnel. À différents moments du projet, les intervenants de toute l’Université participeront au programme par le biais de réunions d’exploration, d’exercices de cartographie, d’examen des données, de conversion des données, de tests, d’apprentissage et d’activités de déploiement.
Si vous souhaitez vous impliquer davantage dans le SSRP, veuillez envoyer un courriel à srp@yorku.ca pour en savoir plus sur les possibilités actuelles et futures.
Les mises à jour concernant l’ensemble de la communauté sont publiées sur le site Web du SSRP dès qu’elles sont disponibles. Le SSRP informera et impliquera également la communauté de York par le biais de divers forums, notamment par le courriel et lors des réunions habituelles des départements et du corps professoral.
Il est primordial de garantir la confidentialité et la cybersécurité de la communauté de York. Le projet de gestion d’identité et d’accès (IAM) du SSRP permettra de donner un accès approprié aux informations et aux applications (comme les futurs systèmes NextGen SIS et CRM) aux personnes qui en ont besoin et de renforcer la sécurité globale de York. La suite de solutions IAM fonctionnera de concert pour :
· Protéger contre la fraude et la réduire
· Détecter et atténuer le risque d’accès non autorisé
· Certifier le caractère approprié de l’accès des utilisateurs
· Assurer la supervision et la responsabilité de l’accès et des définitions de rôles associées.
Cliquez ici pour en savoir plus sur le projet IAM.
Veuillez contacter ssrp@yorku.ca pour de plus amples informations concernant l’accès à un ou plusieurs outils spécifiques de gestion du changement.
En 2020, l’Université a élaboré un Plan académique universitaire (PAU) pour 2020-2025 qui définit six priorités. Cliquez ici pour en savoir plus sur le PAU.
Le SSRP contribue aux priorités du PAU de plusieurs manières, notamment :
- 21st Century Learning: will support innovative curriculum delivery and connect lifelong learners to opportunities relative to their interests.
- Advancing Global Engagement: will connect students to global learning and research opportunities.
- Working in Partnership: will enable York to connect virtually to the community, engage them in meaningful interactions, and understand the
· Apprentissage du 21e siècle : le SSRP appuiera la mise en œuvre de programmes d’études novateurs et mettra les apprenants en contact avec des possibilités correspondant à leurs intérêts tout au long de leur vie.
· Promouvoir l’engagement mondial : le SSRP mettra les étudiantes et étudiants en contact avec des possibilités d’apprentissage et de recherche à l’échelle mondiale.
· Travailler en partenariat : le SSRP permettra à York de se connecter virtuellement à la communauté, de l’engager dans des interactions significatives et de comprendre toute la portée des relations communautaires.
· De l’accès au succès : les étudiantes et étudiants potentiels et actuels auront la possibilité de recevoir des informations ciblées et opportunes tout au long de leur cycle de vie étudiant.
· Bien vivre ensemble : le SSRP permettra d’améliorer la présence virtuelle de l’Université York et de créer de nouvelles possibilités pour les groupes externes de se connecter à l’Université.
Le SEP et le SSRP travaillent parallèlement pour soutenir la vision de York d’une culture de l’excellence du service et s’intègrent à diverses opportunités d’amélioration pour générer des changements positifs pour la communauté de York. Les deux programmes ont un objectif commun et visent à :
· Refondre les processus globaux afin d’accroître la qualité et l’efficacité;
· Améliorer les structures administratives pour rationaliser les services fournis à la communauté étudiante, au corps professoral et au personnel;
· Investir dans de nouveaux systèmes pour transformer l’expérience de la communauté étudiante, du corps professoral et du personnel;
· Créer une nouvelle culture de l’excellence du service dans toute l’Université.
Le SEP se concentre sur l’amélioration de la qualité et de la cohérence du service, sur la simplification, la rapidité et l’efficacité des services et sur l’instauration d’une culture de l’excellence du service par le biais du Centre de services universitaires. Le SSRP est un programme pluriannuel de transformation des systèmes et des processus d’entreprise qui vise à aider les étudiantes et étudiants à planifier et à gérer leur parcours d’apprentissage en utilisant des informations et un stockage de données sécurisés et rationalisés.
Tous les membres du corps professoral et du personnel seront formés aux nouveaux processus d’affaires et aux solutions technologiques qui sont pertinents pour leur rôle. Il ne sera pas possible de refuser d’utiliser les nouveaux systèmes, car les anciens systèmes ne seront plus disponibles et tous les processus pertinents seront transférés vers les nouveaux systèmes et solutions SSRP.
Pour l’instant, York n’utilise pas de système CRM à l’échelle de l’université. Les candidats, étudiantes et étudiants et les diplômés méritent d’avoir accès à un parcours continu et personnalisé pendant leur séjour en tant que membres de la communauté de York. Ils s’attendent à avoir des communications et un engagement cohérents et individualisés sur plusieurs canaux. Le nouveau système de gestion de la relation client à l’échelle de l’entreprise rendra cela possible pour la communauté de York.
Le nouveau CRM sera le point central des interactions clés et des points d’engagement tout au long du cycle de vie étudiant, du recrutement à la candidature, en passant par la transition et jusqu’à l’obtention du diplôme. Le déclassement des systèmes actuels ne fait pas partie du champ d’application du SSRP, mais les systèmes suivants seront éventuellement remplacés par la nouvelle solution, selon un calendrier à déterminer :
· Microsoft Dynamics 365 et CRM 2013 existants qui sont actuellement utilisés
· Salesforce, utilisé par l’École de formation continue, Lassonde, Schulich et Osgoode
The new CRM system is a student relationship management Le nouveau système CRM est un système de gestion des relations avec les étudiantes et étudiants qui fournira une vue d’ensemble du parcours étudiant et de ses interactions avec York, de la candidature à l’apprenant. Il améliore l’expérience étudiante en :
· Permettant au corps professoral et au personnel de communiquer facilement entre eux et avec les étudiantes et étudiants;
· Consolidant les données sur l’ensemble du cycle de vie de l’apprenant et de l’établissement scolaire afin de mieux adapter les communications et les possibilités offertes;
· Servant de point central pour toutes les interactions et l’engagement tout au long du cycle de vie, du recrutement et de la candidature à la transition, à l’accès aux services étudiants et à l’obtention du diplôme.
Pour en savoir plus sur le projet CRM, cliquez ici.
Une suite de nouvelles solutions de gestion des identités et de l’accès fonctionnera en collaboration pour garantir que les bonnes personnes obtiennent le bon accès aux ressources au bon moment, tout en améliorant considérablement le dispositif de sécurité de York pour les zones à forte vulnérabilité. Les solutions et leurs fonctions associées sont les suivantes :
· Gestion d’accès privilégié : protégera les comptes d’administrateur et de système et fournira un moyen sûr de partager les informations d’identification privilégiées entre les utilisateurs.
· Gestion d’accès : permettra une expérience de connexion transparente aux applications, des options de gestion des mots de passe en libre-service et un accès sécurisé aux bonnes ressources.
· La solution de gouvernance et d’administration des identités gérera l’identité des utilisateurs par le biais de l’intégration, de l’exclusion et des changements de rôle, et fournira une piste d’audit pour le contrôle de la conformité.
Pour en savoir plus sur le projet IAM, cliquez ici.
Les solutions IAM de haute sécurité offriront aux utilisateurs un nouveau moyen d’accéder aux systèmes, aux applications et aux données protégés par un mot de passe dans toute l’Université. IAM améliorera la sécurité et la gestion des rôles, permettant un accès plus opportun et cohérent aux systèmes et aux données appropriés dans un environnement sécurisé.
Passport York restera le nom de la nouvelle solution de gestion d’accès. Une nouvelle solution technologique facilitera l’accès en coulisses, permettant une expérience de connexion transparente, un accès sécurisé aux bonnes ressources et des options de gestion des mots de passe en libre-service. Le seul changement apparent pour les utilisateurs sera un écran de connexion supplémentaire. Les TIU vont déployer la nouvelle solution de gestion d’accès au cours des deux prochaines années.
La version 1 du projet NextGen SIS est une solution qui aidera la population étudiante, le corps professoral et le personnel à mieux gérer l’aide financière, les prix, les bourses et le financement des études supérieures. Les avantages de la nouvelle solution comprennent :
· Accès en libre-service amélioré pour permettre aux étudiantes et étudiants de consulter leurs propres informations sur l’aide financière sur une seule plateforme.
· Amélioration de la rapidité et de l’exactitude de l’aide financière pour les étudiants et étudiantes de premier cycle et de cycle supérieur.
· Amélioration de la capacité à distribuer des prix et des bourses d’études avec une correspondance automatisée.
· Flux de travail automatisés pour remplacer les processus manuels.
· Intégration aux systèmes existants pour consolider les informations provenant de différentes sources, ce qui permettra d’améliorer l’efficacité des rapports.
Le projet NextGen SIS comportera deux versions. La première version, dont le lancement est prévu pour l’été 2023, aidera les membres de la communauté étudiante, du corps professoral et du personnel à mieux gérer l’aide financière, les prix, les bourses et le financement des études supérieures.
Prévue pour 2025, la deuxième version est un nouveau système de gestion des étudiants, qui leur permettra de s’inscrire aux cours. Cette nouvelle solution soutiendra l’apprentissage tout au long de la vie, de la prospection à la formation continue, en passant par le premier cycle, les études supérieures, les diplômés, la formation continue et au-delà.
La communauté de York ne cessant de croître, il est impératif de servir les étudiantes et étudiants plus rapidement et plus efficacement.
En modernisant la technologie SIS et en innovant les processus, York transformera l’expérience étudiante, améliorera l’expérience du personnel et se positionnera comme un leader de l’enseignement postsecondaire.