La mise en place d’un programme d’envergure comme le programme de renouvellement des systèmes étudiants (SSRP) exige un travail considérable en coulisses. Après des années de planification, nous avons le plaisir de vous annoncer que certains projets ont déjà été lancés et que d’autres le seront bientôt pour la communauté de York. Après un véritable tourbillon d’activités, nous sommes ici pour vous donner un aperçu de tous les rouages.

Le programme pluriannuel SSRP transforme l’expérience de la communauté étudiante, du personnel et du corps professoral en proposant des systèmes et des processus en ligne améliorés. Ses sept projets visent non seulement à améliorer l’expérience étudiante, mais aussi à enrichir celle des enseignants et du personnel de l’Université York. Le programme actuel est le fruit d’une coordination et d’une planification méticuleuses. Les deux projets fondamentaux, la gestion des identités et de l’accès (IAM) et la plateforme d’intégration d’entreprise (EIP), sont maintenant achevés. Le SSRP contribue également à l’amélioration de la qualité des données panuniversitaires grâce au projet de gestion et d’analyse des données qui créera un précédent positif pour tous les futurs projets du SSRP.

La première version du système de gestion des relations avec les membres (CRM) et la nouvelle solution Aide financière, bourses d’études et prix sont maintenant prêtes à être lancées. Alors que le programme s’apprête à effectuer ces lancements, de nombreuses actions sont prévues pour aider la communauté à se préparer. Jetons donc un coup d’œil à ce qui se passe!

CRM
Le nouveau CRM aidera les étudiantes et étudiants du début à la fin — du recrutement à l’inscription d’étudiants potentiels, — tout en s’assurant que la population étudiante actuelle reçoit les conseils et le soutien nécessaires. Il est essentiel de faire preuve de souplesse et de prévoyance lorsqu’on s’attaque à un projet d’une telle ampleur. Même les meilleurs plans ont besoin de quelques retouches ici et là. La première version du projet —consacrée au profil des étudiants, au profil des étudiants potentiels et à l’engagement général — sera mise en ligne la semaine du 25 septembre 2023. La planification est en cours pour les deux prochaines versions, qui s’appuieront sur le cycle de vie étudiant en incluant des fonctionnalités pour les candidatures et les admissions.

Avec cette première version, le SSRP a :

• formé les utilisateurs finaux; ces formations ont débuté à la mi-août et se poursuivront jusqu’au vendredi 22 septembre.
• diffusé une démonstration de la nouvelle fonctionnalité, qui aura lieu le lundi 18 septembre.
• préparé la mise en ligne, qui aura lieu durant la semaine du 25 septembre.  

Solution Aide financière, bourses d’études et prix
Après le lancement du CRM, nous pouvons nous attendre à ce que la nouvelle solution Aide financière, bourses d’études et prix soit mise en service. Cela améliorera l’expérience étudiante et augmentera le nombre de bourses demandées. Une fois le formulaire rempli, les membres de la communauté étudiante auront accès à des suggestions de bourses personnalisées qu’ils pourront facilement demander et suivre. Le corps professoral et le personnel pourront également traiter et attribuer les bourses de manière plus efficace. Nous vous en dirons plus à ce sujet dans les mois à venir.

Communications en cours
Le SSRP a organisé son premier webinaire le mois dernier; il était ouvert à tous les membres du corps professoral et du personnel. Ce webinaire a permis de présenter le programme SSRP aux personnes qui ne le connaissaient pas et a donné le coup d’envoi d’une série de séances à venir consacrées à des projets du SSRP. Elles comprendront des démonstrations et les participants auront la possibilité de poser des questions en direct. Conscient de son ampleur, le SSRP simplifie les informations clés grâce à une série de courtes vidéos. La première vidéo de la série sera bientôt publiée et servira d’introduction et de présentation générale du programme. Les prochaines vidéos traiteront des divers projets du SSRP en plusieurs parties afin de permettre à la communauté de York de comprendre clairement et en toute confiance les changements à venir.

L’équipe du SSRP a travaillé d’arrache-pied pour donner vie aux projets et préparer la communauté de York aux changements positifs qui sont en cours. Ce n’est qu’un aperçu de ce qui nous attend, mais nous aurons bientôt beaucoup plus à communiquer. Restez à l’écoute pour d’autres mises à jour sur le blog et visitez la page Nouvelles et événements pour lire les derniers développements. Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à contacter ssrp@yorku.ca